Alloggiati Web automatico: come funziona e perché smettere di farlo a mano

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Se gestisci un B&B, un affittacamere o una casa vacanza in Italia, sei obbligato per legge a comunicare i dati di ogni ospite alla Questura entro 24 ore dal check-in (o all'arrivo per soggiorni inferiori alle 24 ore). Si chiama Alloggiati Web e non è opzionale: il ritardo o l'invio errato comportano sanzione amministrativa fino a 206 euro per ogni schedina, mentre l'omessa comunicazione è penalmente rilevante (art. 109 e 17 TULPS), con arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 euro. Eppure ancora oggi vedo tanti gestori che lo fanno a mano, copiando i dati dal documento sul portale della polizia ogni sera. In questa guida ti spiego cos'è, le sanzioni reali, come funziona la trasmissione automatica da un gestionale e perché passare all'automazione paga in poco tempo.

Cos'è Alloggiati Web (in 60 secondi)

Alloggiati Web è il portale ufficiale della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it) attraverso cui le strutture ricettive comunicano i dati identificativi degli ospiti che pernottano. La normativa di riferimento è l'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 773/1931), aggiornato dal D.M. 7 gennaio 2013 che ha introdotto la trasmissione telematica obbligatoria.

L'obbligo riguarda tutte le strutture ricettive italiane: hotel, B&B, affittacamere, case vacanza, agriturismo, ostelli, campeggi. Anche chi affitta un singolo appartamento per meno di 30 giorni rientra nella norma. Non importa se l'hai trovato l'ospite tramite Booking, Airbnb o passaparola: l'obbligo è tuo come gestore della struttura.

I dati che devi trasmettere

Per ogni ospite (compresi i minorenni che alloggiano insieme ai genitori) devi inviare:

• Cognome e nome esatti come da documento
• Data e luogo di nascita
• Cittadinanza e sesso
• Tipo, numero e luogo di rilascio del documento (carta d'identità, passaporto, patente)
• Data di arrivo (check-in)
• Numero di giorni di permanenza previsti
• Per gli stranieri: luogo di provenienza e destinazione successiva (raramente verificato ma formalmente richiesto)

Il termine ordinario previsto dall'art. 109 TULPS è entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni di durata inferiore alle 24 ore (es. arriva alle 22 e parte alle 7 del mattino dopo) la normativa richiede la comunicazione al momento dell'arrivo: in pratica va trasmessa contestualmente al check-in. Alcune circolari locali possono specificare termini più brevi (ad es. 6 ore): verifica sempre con la Questura competente.

Cosa rischi davvero se non trasmetti

Il quadro sanzionatorio deriva dal combinato disposto degli artt. 109 e 17 TULPS. È importante distinguere tra il ritardo/errore nella trasmissione (sanzione amministrativa) e l'omessa comunicazione, che resta penalmente rilevante.

Le sanzioni amministrative si applicano per ogni schedina mancante o tardiva, non in blocco. Se in un controllo della Questura emergono 10 ospiti non comunicati o comunicati in ritardo, la sanzione amministrativa potenziale arriva a €2.060 (10 × €206). A questo si aggiunge, nei casi di vera omissione, la denuncia penale ai sensi dell'art. 109 TULPS. I controlli vengono effettuati regolarmente nelle zone turistiche a maggiore affluenza (Verona, Brescia, Riva del Garda, Venezia, Roma centro, Firenze, le isole sarde nei mesi estivi).

Come funziona oggi (per chi lo fa a mano)

Il flusso manuale è quello che fanno ancora oggi tantissimi gestori, ed è più o meno questo:

1. L'ospite arriva, gli chiedi il documento, glielo restituisci.
2. La sera (o il mattino dopo, se sei stanco) ti siedi al PC, accedi al portale Alloggiati Web con username, password e certificato.
3. Apri la schermata "Inserimento dati" e compili tutti i campi a mano: cognome, nome, data di nascita, luogo, sesso, cittadinanza, tipo documento, numero documento, luogo rilascio.
4. Salvi. Ripeti per il secondo ospite. Per il terzo. Per il quarto.
5. Quando hai finito tutti gli ospiti della giornata, clicchi "Trasmetti".

Tempo medio per ospite: 3-5 minuti. In una struttura con 8 camere e doppia occupazione media, parliamo di 15-16 ospiti al giorno. Sono 45-80 minuti al giorno di lavoro che potresti dedicare ad altro. Su un anno fanno tra le 270 e le 480 ore. Sono 11-20 giorni di lavoro pieno persi a copiare dati dai documenti.

A questo aggiungi gli errori di digitazione che capitano sempre — un cognome estero scritto male, una data di nascita invertita — e ti ritrovi schedine rifiutate dal sistema che devi correggere il giorno dopo. E l'ansia delle 24 ore: se ti dimentichi una sera perché eri stanco, sei già in zona sanzione.

Come funziona davvero la trasmissione automatica

L'automazione di Alloggiati Web non è magia: si appoggia agli stessi web service ufficiali della Polizia di Stato che trovi già documentati sul portale. La differenza è che invece di inserire i dati a mano nel form, il tuo gestionale li raccoglie automaticamente al momento del check-in (di solito tramite OCR del documento) e poi li trasmette via API al servizio Alloggiati Web.

Il flusso automatizzato è così:

Tempo medio per ospite con OCR: 15-30 secondi, contro i 3-5 minuti del manuale. La trasmissione vera e propria è istantanea. La schedina arriva alla Polizia ben prima del termine delle 24 ore, automaticamente, anche se quella sera tu sei a cena fuori.

Cosa serve per attivare la trasmissione automatica

Per collegare un gestionale ad Alloggiati Web ti servono tre cose che ottieni dalla Questura della tua provincia:

1. Username Alloggiati Web — codice numerico assegnato alla tua struttura, di solito 6-8 cifre.
2. Password — quella che hai scelto al primo accesso.
3. Codice WS-Key (web service key) — questa è la chiave specifica per accedere via API. Va richiesta esplicitamente alla Questura, perché per default ti danno solo le credenziali del portale web. La richiedi con una mail al Commissariato di P.S. o alla Questura della tua provincia, indicando struttura, indirizzo, codice utente Alloggiati e che vuoi attivare la "trasmissione tramite web service".

Una volta che hai i tre dati, li inserisci nelle impostazioni del gestionale. Da quel momento le trasmissioni partono automaticamente. La maggior parte dei gestionali italiani permette di scegliere se inviare al momento del check-in oppure in batch notturno (di solito alle 2-3 di notte). Io consiglio sempre il batch notturno: così se rivedi i dati dell'ospite e li correggi nel pomeriggio, parte la versione corretta.

I 4 errori più comuni con Alloggiati Web

1. Dimenticare i minori

L'errore più classico: la coppia con due figli piccoli, e si comunica solo i genitori. I minori vanno trasmessi anche loro, ognuno con la sua schedina. Non importa se hanno 3 anni e dormono nel lettino: sono ospiti che pernottano nella tua struttura. La Polizia li conta.

2. Cognomi stranieri scritti diversamente dal documento

Capita di sentirsi dire un cognome al telefono e di trascriverlo come ti suona. Poi all'arrivo vedi il documento e è scritto in modo leggermente diverso. Devi inserire esattamente quello che c'è sul documento, anche se sembra strano (lettere maiuscole/minuscole, accenti, lettere straniere). Il sistema confronta con i database internazionali e segnala incongruenze.

3. Documenti scaduti

Alloggiati Web non controlla la scadenza del documento, ma se la Questura fa un controllo a campione e trova ospiti registrati con documenti scaduti, la responsabilità ricade sulla struttura. Verifica sempre la data di scadenza, soprattutto sulle carte d'identità italiane.

4. Dimenticare di trasmettere quando non hai prenotazioni

Sembra ovvio, ma se hai dimenticato di inviare le ultime schedine e poi rimani vuoto per qualche giorno, è facile non accorgersene perché "non c'è niente da fare". Poi un mese dopo arriva un controllo e si vede lo stacco di trasmissioni. Un gestionale automatico non ha questo problema, perché trasmette appena registri l'ospite.

Quanto tempo si recupera davvero con l'automazione

Faccio due conti realistici per una struttura tipo, un B&B con 6 camere a Verona, occupazione media 70%, doppia occupazione standard:

• 6 camere × 0,7 occupazione × 1,8 ospiti medi = ~7,5 ospiti al giorno
• Manuale: 7,5 × 4 minuti = 30 minuti al giorno
• Automatico (con OCR): 7,5 × 25 secondi = ~3 minuti al giorno
• Risparmio: 27 minuti al giorno → 164 ore all'anno → 20 giornate lavorative

A questo aggiungi il valore di non dover più pensare alla scadenza delle 24 ore, di non rischiare sanzioni, e di non dover ricordarti di trasmettere quando torni stanco da una giornata di check-in. Considerato il costo tipico di un gestionale italiano con Alloggiati automatico, il ritorno dell'investimento è in genere molto rapido anche per una struttura piccola.

Domande frequenti su Alloggiati Web

Devo trasmettere anche per gli ospiti italiani?

Sì. L'obbligo riguarda tutti gli ospiti, italiani e stranieri, che pernottano nella tua struttura. L'unica differenza è che per gli stranieri sono richiesti alcuni campi aggiuntivi (luogo di provenienza ed eventuale prossima destinazione), ma il flusso è identico.

E se l'ospite non ha un documento valido?

Per i cittadini UE basta una carta d'identità o passaporto. Per i cittadini extra-UE serve il passaporto e, in alcuni casi, il visto. Se un ospite si presenta senza documento valido, formalmente non puoi accettarlo: rischi sia la sanzione Alloggiati Web, sia conseguenze più pesanti se l'ospite poi risulta in posizione irregolare.

Cosa succede se l'ospite cancella all'ultimo minuto?

Se hai già trasmesso ma l'ospite non si presenta (no-show), non devi fare niente: la trasmissione resta valida come "ospite previsto". Se invece l'hai trasmesso e poi modifichi la prenotazione, devi correggere anche su Alloggiati Web. I gestionali automatici lo fanno da soli.

Posso accedere ad Alloggiati Web da telefono?

Il portale ufficiale è pensato per desktop e funziona male su mobile. I gestionali con app mobile invece permettono di gestire l'OCR del documento e la trasmissione direttamente dal telefono o dal tablet, mentre l'ospite è davanti a te al check-in. Questa è la differenza più grande tra "comunicazione automatica" e "uso del portale ufficiale".

Funziona anche per Bolzano e Trento (Province Autonome)?

Sì. In Trentino-Alto Adige però c'è una specificità: oltre ad Alloggiati Web nazionale, le Province Autonome hanno propri sistemi di rilevazione/turismo che possono richiedere trasmissioni aggiuntive (per esempio per finalità ISTAT/statistiche provinciali). Verifica con la Questura locale e con la Provincia Autonoma quali obblighi si sommano, e scegli un gestionale che supporti entrambi i flussi.

Cosa succede nelle province come Verona o Brescia con tanto turismo?

Verona, Brescia e Trento sono tra le province dove i controlli su Alloggiati Web sono più sistematici, soprattutto sulle strutture del Lago di Garda durante la stagione (aprile-ottobre). La Polizia incrocia i dati di Alloggiati Web con quelli del Comune sulla tassa di soggiorno, per verificare che il numero di ospiti dichiarati sia coerente. Avere tutto trasmesso correttamente significa zero ansie da controllo.

Conclusione

Alloggiati Web è un obbligo che non puoi evitare, ma puoi smettere di farlo a mano. La trasmissione automatica ti fa risparmiare 30-60 minuti al giorno, elimina il rischio di dimenticanze e sanzioni, e fa sembrare il tuo B&B più professionale agli ospiti (perché fai il check-in in 30 secondi invece di 5 minuti). Se gestisci 4 o più camere, il ritorno dell'investimento è immediato.

Il consiglio è di scegliere un gestionale che (a) abbia OCR documento integrato, (b) trasmetta tramite il web service ufficiale (non screen scraping), (c) tenga lo storico delle trasmissioni con codice di ricevuta in caso di controllo. Tutti e tre i requisiti sono fondamentali — ne manca anche uno solo e torni a fare lavoro manuale.

Disclaimer: questa guida è informativa e non sostituisce la consulenza legale. Le sanzioni esatte e le modalità operative possono variare nel tempo e in base alla Questura competente. Fonti principali: R.D. 18 giugno 1931 n. 773 (TULPS) artt. 109 e 17; D.M. Interno 7 gennaio 2013 (disposizioni Alloggiati); D.M. 16 settembre 2021 (modifiche); FAQ portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Per la tua situazione specifica consulta la Questura competente o un legale.