Gestionale multi-appartamento: gestisci più unità come fossero una

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Quando gli appartamenti diventano tre, cinque, dieci, il problema non è più vendere: è tenere tutto sotto controllo da un solo posto. Chi arriva oggi, in quale unità, chi ha fatto le pulizie, quali notti sono libere su Booking. Un gestionale multi-appartamento serve a vedere tutte le unità insieme, senza perdere il filo.

Il caso d'uso: più unità, un solo punto di controllo

Chi gestisce più appartamenti — di proprietà o in gestione per conto terzi — conosce bene il caos quotidiano. Ogni unità ha i suoi annunci su Booking e Airbnb, i suoi arrivi, le sue pulizie, magari una persona diversa che la segue. Tenere il quadro su fogli Excel, gruppi WhatsApp e quattro extranet aperte funziona finché gli appartamenti sono due. Al quinto diventa insostenibile.

Le domande che ti fai ogni mattina sono sempre le stesse: chi arriva oggi e in quale unità? Quale appartamento è già stato pulito e pronto? Ci sono notti ancora libere questo weekend? Ho già comunicato gli ospiti di ieri alla Questura? Senza un pannello unico, ogni risposta richiede di aprire un portale diverso o telefonare a qualcuno. Il tempo che ci perdi cresce con ogni appartamento aggiunto, e con esso il rischio di sbagliare un arrivo o di mandare due ospiti nella stessa unità.

Come Vezpa è fatto per il multi-appartamento

Vezpa è pensato architetturalmente proprio per questo caso. La logica è semplice: una struttura che contiene più appartamenti, tutti visibili e gestibili da un unico account.

Un calendario unico, tutte le unità in vista

Apri il pannello e vedi tutti gli appartamenti affiancati, con gli arrivi, le partenze e le notti libere di ciascuno. Le prenotazioni di tutti i canali — Booking, Airbnb, Vrbo, il tuo sito — confluiscono qui, e quando entra una prenotazione su un'unità le sue notti si chiudono su tutti i portali di quell'appartamento. Niente più salti da un'extranet all'altra.

Una sola prenotazione può coprire più appartamenti

È il vantaggio che fa la differenza per i gruppi e le famiglie allargate: con Vezpa puoi creare una singola prenotazione che include più appartamenti insieme. Funziona sia lato pannello (quando ti chiamano o ti scrivono per prenotare due o tre unità per lo stesso periodo) sia sul tuo booking engine pubblico, dove l'ospite seleziona più appartamenti e paga in un'unica transazione. I calendari di tutte le unità coinvolte si bloccano automaticamente, perché sono dentro la stessa prenotazione.

Un gestore dedicato per ogni appartamento

Se ogni appartamento è seguito da una persona diversa — chi fa le pulizie, chi accoglie gli ospiti, chi tiene una zona — puoi assegnare un gestore individuale a ciascuna unità. Ognuno vede e gestisce solo i propri appartamenti dal proprio telefono, mentre tu mantieni la vista d'insieme su tutto. È il modo in cui Vezpa gestisce i “manager di appartamenti”: il proprietario coordina, i collaboratori operano sulle unità assegnate.

Adempimenti per ogni unità

Ogni appartamento ha i suoi obblighi: Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo, ISTAT mensile, tassa di soggiorno per notte e per persona. Vezpa li gestisce per ciascuna unità in automatico, partendo dai dati del check-in online dell'ospite. Ogni appartamento può anche avere la propria configurazione governativa, così che le comunicazioni partano corrette per ogni unità. In Italia c'è anche la fattura elettronica via SDI, integrata nativamente.

I limiti, detti con onestà

Perché tu sappia esattamente cosa stai per usare, ecco cosa Vezpa non fa nel multi-appartamento:

• Non esiste un'unità “combinata” virtuale listabile sui portali. Vezpa non crea un appartamento finto A+B da pubblicare su Booking.com o Airbnb come fosse un'unica unità più grande. Ogni appartamento resta una listing OTA indipendente. La prenotazione unica che copre più appartamenti funziona dal tuo pannello e dal tuo booking engine, ma non come annuncio combinato sui portali.
• I gruppi che prenotano via OTA fanno più prenotazioni. Se una comitiva vuole due appartamenti tramite Booking o Airbnb, dovrà effettuare due prenotazioni separate sui portali (una per unità). La prenotazione unica multi-appartamento è disponibile sui tuoi canali diretti, non dentro le OTA.

Se i gruppi che vogliono più unità insieme tramite i portali sono la parte principale del tuo business, vale la pena valutare insieme se il setup standard fa al caso tuo. Per la gestione quotidiana di più appartamenti indipendenti — che è il caso più comune — Vezpa è nato esattamente per questo.

Domande frequenti

Quanti appartamenti posso gestire?

I piani Vezpa coprono fino a circa 8 appartamenti nel piano base e crescono nei piani superiori; per esigenze più ampie se ne parla in fase di attivazione. Tutti gli appartamenti stanno sotto un'unica struttura, con un solo pannello e un solo abbonamento.

Posso vendere due appartamenti come fossero uno solo più grande?

Puoi creare una sola prenotazione che copre più appartamenti, sia dal pannello sia dal tuo booking engine pubblico: l'ospite seleziona le unità e paga una volta sola. Quello che Vezpa non fa è pubblicare un'unità combinata virtuale sui portali OTA: su Booking e Airbnb ogni appartamento resta una listing a sé. È un limite che preferiamo dirti subito, invece di prometterti qualcosa che il sistema oggi non fa.

Posso far gestire ogni appartamento a una persona diversa?

Sì. Assegni un gestore individuale a ciascuna unità: ognuno opera solo sui propri appartamenti dal proprio dispositivo, mentre tu come proprietario vedi e coordini tutto dall'alto.

Quanto costa e c'è assistenza?

I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, in base al numero di camere e appartamenti, tutto incluso e senza moduli a pagamento nascosti. Provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito. Il supporto risponde entro 12 ore via WhatsApp, con un team italiano che gestisce questi casi ogni giorno.