Digitaler Meldeschein: Gäste automatisch ohne manuelle Arbeit anmelden

Paolo Vezzola

Gründer · Vezpa PMS · Profil →

Wenn Sie eine Ferienwohnung, eine Pension oder ein kleines Hotel in Deutschland oder Österreich betreiben, sind Sie im Grundsatz gesetzlich verpflichtet, für Gäste einen Meldeschein zu erstellen. In Deutschland regelt das Bundesmeldegesetz (BMG), in Österreich das Meldegesetz die Details. In dieser Anleitung erklären wir, was der Meldeschein ist, wie er sich unterscheidet, welche Bußgelder indikativ drohen können* und wie die Automatisierung über ein PMS funktioniert.

Was ist der Meldeschein (in 60 Sekunden)

Der Meldeschein ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, in dem die Daten jedes Gastes erfasst werden, der in einem Beherbergungsbetrieb übernachtet. In Deutschland ist die Grundlage das Bundesmeldegesetz (BMG, §§ 29-30) vom 1. November 2015. In Österreich gilt das Meldegesetz 1991, das ein zentrales Meldeamt-System namens ZMR (Zentrales Melderegister) vorsieht.

Die Meldepflicht gilt grundsätzlich für Beherbergungsbetriebe: Hotels, Pensionen, Gasthöfe, Ferienwohnungen, Privatzimmer, Jugendherbergen, Campingplätze. Auch wer eine einzige Wohnung kurzfristig auf Airbnb oder Booking vermietet, kann unter die Pflicht fallen.

Welche Daten erfasst werden müssen

Für jeden Gast (auch Kinder, die mit Eltern reisen) müssen folgende Daten erfasst werden:

• Vor- und Nachname (genau wie im Ausweis)
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Tag der Ankunft und voraussichtliche Aufenthaltsdauer
• Ausweisnummer und -art bei ausländischen Gästen aus Nicht-EU-Staaten
• Anzahl mitreisender Personen (für Gruppenreisen)
• Eigenhändige Unterschrift des Gastes (in Deutschland Pflicht, in Österreich nicht überall)

Der Meldeschein muss spätestens am Tag der Ankunft erstellt werden und bei deutschen Beherbergungsbetrieben mindestens ein Jahr lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht besteht, damit Polizei und Sicherheitsbehörden bei Bedarf darauf zugreifen können.

Wer muss den Meldeschein einreichen oder weiterleiten?

Hier wird es interessant, denn das Verfahren ist je nach Bundesland und Region unterschiedlich:

Deutschland: zwei Stufen

1. Erstellung des Meldescheins ist beim Vermieter Pflicht (BMG, § 30). Der Schein wird nicht automatisch an eine Behörde gesendet; er wird im Betrieb aufbewahrt.
2. Übermittlung an die zuständige Behörde nur in zwei Fällen: (a) bei ausländischen Gästen aus Nicht-EU-Staaten wird der Meldeschein an die örtliche Polizei oder Ordnungsamt weitergeleitet; (b) bei einer behördlichen Anforderung im Rahmen einer Ermittlung.

In Deutschland gibt es kein zentrales nationales System wie das italienische "Alloggiati Web" oder das österreichische ZMR. Jedes Bundesland und jede Kommune kann eigene Verfahren festlegen. Einige Großstädte (Berlin, Hamburg, München) haben elektronische Übermittlungssysteme an die Polizei eingerichtet; in vielen kleineren Gemeinden bleibt der Schein einfach im Hotel.

Österreich: zentrales ZMR

In Österreich hingegen gibt es das Zentrale Melderegister (ZMR), in das alle Beherbergungsbetriebe ihre Gäste über das digitale Meldeamt-System einspeisen müssen. Die Übermittlung erfolgt entweder über das Webportal der Gemeinde oder direkt aus einem PMS, das mit dem Meldeamt-Schnittstelle zertifiziert ist.

Vezpa hat den österreichischen Meldeamt-Connector seit 2026 implementiert, sodass die Meldung automatisch erfolgt, ohne dass der Vermieter manuell etwas eingeben muss.

Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen das Bundesmeldegesetz (Deutschland) sind im § 54 BMG geregelt. Es handelt sich um Ordnungswidrigkeiten, die mit Bußgeldern geahndet werden:

In Österreich gilt das Verwaltungsstrafgesetz; die Bußgelder bei Verstößen gegen das Meldegesetz bewegen sich indikativ in einem Rahmen von ca. 360 € bis ca. 3.600 €* bei wiederholten Vorfällen. Bußgelder können jeweils pro Verstoß fällig werden, genaue Höhen hängen vom Einzelfall und der jeweiligen Behörde ab.

Wie es heute manuell läuft

Der manuelle Ablauf, den noch immer viele Vermieter mit 1-3 Einheiten haben:

1. Der Gast kommt an, Sie händigen ihm einen vorgedruckten Meldeschein aus, er füllt ihn handschriftlich aus und unterschreibt.
2. Sie sammeln den Schein, kontrollieren ihn und legen ihn ab.
3. Bei einem Nicht-EU-Gast: Sie scannen oder fotografieren den Schein und senden ihn per E-Mail oder Fax an die örtliche Polizei.
4. Sie bewahren den Schein mindestens ein Jahr auf, getrennt nach Monaten.

Durchschnittliche Zeit pro Gast: 5-7 Minuten (Schein ausfüllen, kontrollieren, ablegen, im Bedarfsfall versenden). In einer Pension mit 6 Zimmern und durchschnittlich doppelter Belegung sind das 10-12 Gäste pro Tag. Das sind 50-80 Minuten am Tag, die Sie für andere Aufgaben einsetzen könnten. In sechs Monaten Hauptsaison entspricht das 150-240 Stunden, fast einem ganzen Arbeitsmonat verloren beim Papierausfüllen.

Hinzu kommt der Platzbedarf: ein durchschnittliches Hotel mit 8 Zimmern erstellt etwa 4.000 Meldescheine pro Jahr. Diese müssen geordnet, sicher aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet werden — ein nicht zu unterschätzender bürokratischer Aufwand.

Wie der digitale Meldeschein wirklich funktioniert

Die Digitalisierung des Meldescheins beruht auf zwei Komponenten: (a) elektronische Erfassung der Gästedaten beim Check-in (typischerweise via OCR-Scan des Ausweises mit der mobilen App des PMS) und (b) elektronische Speicherung und ggf. Übermittlung an die Behörde.

Der automatisierte Workflow sieht so aus:

Durchschnittliche Zeit pro Gast mit OCR und Tablet-Unterschrift: 30-45 Sekunden, gegenüber den 5-7 Minuten manueller Verfahren. Die Übermittlung in Österreich ist sofort. In Deutschland entfällt die manuelle Übermittlung außer bei Nicht-EU-Gästen, wo das PMS automatisch die Polizei informiert.

Die 4 häufigsten Fehler beim Meldeschein

1. Kinder vergessen

Der klassische Fehler: das Paar mit zwei kleinen Kindern, und nur die Eltern werden erfasst. Auch Kinder müssen erfasst werden, jedes mit eigenem Meldeschein. Es spielt keine Rolle, ob sie 3 Jahre alt sind und im Babybett schlafen: sie sind Gäste, die in der Unterkunft übernachten.

2. Ausländische Namen falsch geschrieben

Es passiert, wenn Sie den Namen telefonisch entgegennehmen und so transkribieren, wie er klingt. Bei der Ankunft sehen Sie dann den Ausweis und der Name ist anders geschrieben. Sie müssen genau das eintragen, was im Dokument steht, auch wenn es seltsam aussieht (Groß-/Kleinschreibung, Umlaute, Sonderzeichen). Das System vergleicht mit internationalen Datenbanken und meldet Diskrepanzen.

3. Unterschrift fehlt oder ist unleserlich

In Deutschland ist die Unterschrift des Gastes auf dem Meldeschein gesetzlich vorgeschrieben (§ 30 BMG). Eine fehlende oder unleserliche Unterschrift kann bei einer Kontrolle zu einer Beanstandung führen. Bei der digitalen Erfassung muss das Tablet ein Signaturfeld bieten und der Gast wirklich unterschreiben — ein einfaches "Ich akzeptiere" Häkchen reicht nicht.

4. Aufbewahrungsfrist nicht eingehalten

Die Meldescheine müssen mindestens ein Jahr in Deutschland aufbewahrt werden. Wer Meldescheine zu früh entsorgt (oder digitale Dateien zu früh löscht), verstößt gegen das Bundesmeldegesetz. Auf der anderen Seite müssen die Daten aus DSGVO-Gründen nach Ablauf der Frist auch wirklich gelöscht werden — nicht "ewig aufbewahren". Ein gutes PMS kümmert sich automatisch um beide Aspekte.

Wie viel Zeit wirklich gespart wird

Realistische Berechnung für ein durchschnittliches Hotel in Bayern, 8 Zimmer, durchschnittliche Saisonbelegung 70%, 2,2 Gäste pro Zimmer:

• 8 Zimmer × 0,7 Belegung × 2,2 Gäste = ~12 Gäste pro Tag
• Manuell: 12 × 6 Minuten = 72 Minuten pro Tag
• Automatisch (mit OCR): 12 × 40 Sekunden = ~8 Minuten pro Tag
• Ersparnis: 64 Minuten pro Tag → 390 Stunden pro Jahr → 49 volle Arbeitstage

Hinzu kommt der Wert, sich keine Sorgen mehr um Kontrollen, Bußgelder oder die korrekte Aufbewahrung machen zu müssen. Für ein PMS, das 40-70 € pro Monat kostet, ist die Amortisation sofort gegeben.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich Meldescheine auch für deutsche Gäste erstellen?

Ja, grundsätzlich gilt die Pflicht für deutsche und ausländische Gäste, die in Ihrem Betrieb übernachten. Bei deutschen und EU-Gästen wird der Schein in der Regel nur im Betrieb aufbewahrt, bei Nicht-EU-Gästen wird er zusätzlich an die zuständige Behörde übermittelt.

Was, wenn der Gast keinen gültigen Ausweis hat?

Bei EU-Bürgern reicht ein Personalausweis oder Reisepass. Bei Nicht-EU-Bürgern wird der Reisepass benötigt. Wenn ein Gast ohne gültigen Ausweis ankommt, sollten Sie ihn formal nicht aufnehmen: Sie riskieren sowohl die Meldeschein-Bußgelder als auch schwerwiegendere Konsequenzen, falls der Gast später als illegal aufhältig identifiziert wird.

Reicht eine digitale Eingabe ohne Signaturpad in Deutschland aus?

In den meisten Bundesländern wird die handschriftliche Unterschrift des Gastes verlangt (auch digital, wenn ein gleichwertiges Verfahren wie ein Signaturpad oder Touchpad-Unterschrift verwendet wird). Eine reine Daten­eingabe ohne irgendeine Form von Unterschrift ist nicht ausreichend. Achten Sie darauf, dass Ihr PMS eine Tablet-Unterschriftfunktion bietet.

Wie unterscheidet sich der Meldeschein in Deutschland und Österreich?

Hauptunterschiede: in Deutschland werden Meldescheine im Betrieb aufbewahrt und nicht zentral übermittelt (außer bei Nicht-EU-Gästen). In Österreich gibt es ein zentrales Melderegister (ZMR), an das alle Übernachtungen elektronisch übermittelt werden müssen, ähnlich wie das italienische Alloggiati Web oder das spanische SES Hospedajes. Vezpa unterstützt beide Modelle automatisch.

Was passiert, wenn ich den Meldeschein vergesse und nachträglich kontrolliert werde?

Die zuständige Behörde kann indikativ ein Bußgeld bis ca. 1.000 € pro fehlendem Meldeschein verhängen.* Bei mehreren betroffenen Meldescheinen kann sich der Gesamtbetrag entsprechend erhöhen.

Können Plattformen wie Airbnb oder Booking den Meldeschein für mich übernehmen?

Nein. Die Plattformen liefern Ihnen einige Gästedaten (Name, E-Mail), aber die Verantwortung für das Erstellen des Meldescheins gemäß BMG liegt ausschließlich beim Vermieter. Es gibt keine "automatische" Übermittlung von Booking oder Airbnb an die deutschen Behörden.

Schlussfolgerung

Der Meldeschein ist eine gesetzliche Pflicht in DACH, die Sie nicht umgehen können. Was Sie aber tun können, ist aufhören, ihn manuell auszufüllen. Die Automatisierung über ein PMS spart 30-60 Minuten pro Tag, eliminiert das Risiko von Vergessen und Bußgeldern und macht Ihren Betrieb professioneller in den Augen der Gäste (weil der Check-in 30 Sekunden statt 7 Minuten dauert). Wenn Sie 3 oder mehr Einheiten verwalten, ist die Amortisation sofort gegeben.

Der Rat lautet: Wählen Sie ein PMS, das (a) integrierten Ausweis-OCR hat, (b) Tablet-Unterschrift unterstützt (für DE), (c) bei Bedarf automatisch an das Meldeamt-System überträgt (für AT), und (d) die digitale Aufbewahrung gemäß DSGVO und BMG verwaltet. Alle vier Anforderungen sind grundlegend — fehlt eine, gehen Sie zurück zur manuellen Arbeit.

Haftungsausschluss: Dieser Leitfaden dient lediglich zu Informationszwecken und ersetzt keine Rechtsberatung. Exakte Bußgelder und operative Verfahren können sich ändern und hängen von der zuständigen Behörde ab. Hauptquellen: Bundesmeldegesetz (BMG) §§ 29-30, 54; österreichisches Meldegesetz 1991; gesetze-im-internet.de; RIS (ris.bka.gv.at). Für Ihren konkreten Fall konsultieren Sie bitte die zuständige Kommune oder einen Rechtsbeistand.