Paras PMS majoitusliikkeille ja huoneistomajoitukselle Suomessa 2026

Paolo Vezzola

Perustaja · Vezpa PMS · Profiili →

Suomessa pientä hotellia, B&B:tä, lomamökkiä, lomahuoneistoa tai cottage-majoitusta hallinnoivalle yrittäjälle tarjolla on ainutlaatuinen yhdistelmä velvollisuuksia: matkustajailmoitus jokaisesta yli yön yöpyneestä asiakkaasta, rekisteri säilytettävä vähintään vuoden lain 308/2006 mukaan, ulkomaalaisten tietojen luovuttaminen poliisille pyynnöstä; ALV 14 % majoituspalveluista (nousi 10 prosentista 14 prosenttiin 1. tammikuuta 2025); verohallinnon reaaliaikainen MyTax-raportointi; suomalaisille yrityksille tuttu Finvoice-verkkolaskutusstandardi; ja Booking.com, joka on käytännössä välttämätön kaikkialla Suomessa. PMS-järjestelmä (Property Management System), joka ei tue näitä Suomen erityispiirteitä, pakottaa sinut tekemään kaiken manuaalisesti — ja siinä tapauksessa on parempi pysyä Excelissä. Tässä oppaassa selitän, mitä ominaisuuksia PMS:llä täytyy olla, jotta se toimii Suomessa, mitkä ovat todelliset hinnat ja miten välttää suurten kansainvälisten toimittajien sudenkuopat.

Mikä on PMS ja mitä sen tulisi tehdä sinulle

Property Management System on ohjelmisto, joka hallinnoi majoitusliikkeen päivittäisiä toimintoja: varauksia, kalenteria, hintoja, asiakkaita, laskutusta, sisäänkirjautumista ja uloskirjautumista. Pienelle hotellille tai majoitusliikkeelle Suomessa PMS:n tulee tarjota vähintään:

• Selkeä varaussuunnittelija: kalenteri, joka näyttää yhdellä silmäyksellä, mitkä huoneet ovat vapaina ja varattuja
• Channel manager: automaattinen synkronointi Booking.comin, Airbnb:n, Expedian, Vrbo:n ja Agodan kanssa ilman manuaalisia päivityksiä
• Varausmoduuli: mahdollisuus vastaanottaa suoria varauksia omalta verkkosivulta ilman komissiota
• Matkustajailmoituksen hallinta: automaattinen rekisteri vieraista OCR-tunnistuksella henkilöllisyystodistuksesta tai passista, lain 308/2006 mukaan
• Tietojen luovuttaminen poliisille: mahdollisuus antaa matkustajarekisterin tiedot ulkomaalaisten osalta poliisille pyynnöstä
• Maksut: integrointi Nets/Nordea/OP/Handelsbanken POS, Stripe, pankkikortit ja Apple Pay / Google Pay, MobilePay
• Finvoice-verkkolaskutus: suomalaisten yritysten (B2B) ja julkisten hankintojen (B2G) vaatima sähköinen laskutusstandardi
• ALV 14 % / 25,5 %: alennetun verokannan oikea soveltaminen majoitus- ja aamiaispalveluihin sekä yleisen verokannan lisäpalveluihin

On olemassa erinomaisia PMS-järjestelmiä yhdessä näistä alueista, mutta heikkoja toisissa. Yleisin esimerkki: kansainväliset toimittajat (Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway) ovat vahvoja channel managerissa, mutta täysin sivuuttavat matkustajailmoituksen, Finvoicen ja suomalaisen lainsäädännön erityispiirteet, pakottaen sinut työskentelemään manuaalisesti kaikissa näissä tapauksissa.

Suomen markkinan erityispiirteet

Matkustajailmoitus (laki 308/2006)

Suomi vaatii kaikilta majoitusliikkeiltä matkustajailmoituksen pitämistä lain majoitus- ja ravitsemistoiminnasta (308/2006) perusteella. Jokainen asiakas, joka yöpyy liikkeessä, on rekisteröitävä: nimi, syntymäaika, kansalaisuus, henkilöllisyystodistuksen numero (tai passi ulkomaalaisille), osoite, sisäänkirjautumispäivä ja uloskirjautumispäivä. Matkustajailmoitus säilytetään vähintään yksi vuosi ja on luovutettava poliisille pyynnöstä.

Toisin kuin monissa muissa EU-maissa (Italia Alloggiati Web, Kroatia eVisitor, Slovenia eTurizem), Suomessa ei ole keskitettyä sähköistä järjestelmää, jonne matkustajailmoitus on päivittäin raportoitava. Vaatimus on, että rekisteri on olemassa ja saatavilla, mikä voi olla paperilla tai sähköisesti — sähköinen muoto on käytännössä pakollinen, kun vieraita on enemmän kuin muutama viikossa.

Monet pienet omistajat pitävät matkustajailmoitusta paperilla tai Excel-tiedostossa tietokoneella — mikä on laillista, mutta hankalaa ja luo ongelmia kontrollissa. Digitaalinen rekisteri PMS:n kautta automatisoi prosessin täysin ja tuottaa vientitiedoston pyynnöstä viranomaisille.

ALV 14 % majoituspalveluista

1. tammikuuta 2025 alkaen majoituspalveluihin sovellettava alennettu ALV-kanta nousi Suomessa 10 prosentista 14 prosenttiin. Tämä oli osa pääministeri Orpon hallituksen sopeuttamispakettia vuoden 2024 syksyllä, ja se on ollut merkittävä muutos koko majoitusalalle. Käytännössä:

• 14 % majoituspalveluista hotelleissa, mökeissä, lomahuoneistoissa (ml. aamiainen, jos sisältyy huoneen hintaan)
• 14 % ravintolapalveluista (sisältää aamiaisen erikseen)
• 25,5 % lisäpalveluista (pysäköinti, pesula, pyörävuokraus, wellness erikseen, liikennepalvelut)

PMS:n on sovellettava oikeaa verokantaa jokaisella laskurivillä, muuten ALV-ilmoitus on virheellinen. Useimmat kansainväliset PMS-järjestelmät tuntevat vain yhden kannan maata kohden ja soveltavat väärää kantaa lisäpalveluihin. Vuoden 2025 alun ALV-muutos yllätti monet PMS-toimittajat, jotka eivät päivittäneet järjestelmiään ajoissa — mikä aiheutti väärin laskettuja laskuja ja raportointivirheitä koko alkuvuoden ajan.

Finvoice-verkkolaskutus

Suomessa on laajasti käytössä Finvoice-verkkolaskutusstandardi, joka on pohjoismaiden edistynein sähköinen laskutusstandardi ja eurooppalaisen EN 16931 -standardin kanssa yhteensopiva. Finvoice on välttämätön julkisten hankintojen (B2G) osalta lain 241/2019 mukaan: jokaisen suomalaisen valtion- tai kunnallishallinnon kanssa laskutettavan yrityksen on lähetettävä laskut Finvoice-muodossa.

Majoitusliikkeille, jotka palvelevat yritysasiakkaita (kokous- ja liikematkustajia), Finvoice on käytännössä pakollinen. Ilman Finvoice-tukea et voi toimittaa laskuja sähköisesti suomalaisille yritysasiakkaille, mikä rajoittaa huomattavasti markkinoitasi. Kansainväliset PMS-järjestelmät harvoin tukevat Finvoicea suoraan, ja jos tukevat, on usein kyse kalliista lisämoduulista.

Verohallinto MyTax

Suomen Verohallinto käyttää MyTax-palvelua (OmaVero) veronmaksuun ja ilmoituksiin. ALV-ilmoitukset ja vuosittaiset veroilmoitukset tehdään sähköisesti MyTaxin kautta. Vaikka ei ole reaaliaikaista kassapäätteen integrointia Finlandissa (toisin kuin Kreikassa myDATA tai Unkarissa NAV Online Számla), Verohallinto odottaa tarkkoja ja ajantasaisia tietoja jokaisesta ALV-ilmoituksesta.

PMS:n on tuettava ALV-tietojen vientiä muodossa, joka voidaan helposti ladata MyTaxiin kuukausittain. Useimmat paikalliset kirjanpitosovellukset (Netvisor, Procountor, Fennoa, Talenom) tarjoavat suoran integraation MyTaxiin, ja PMS:n olisi pystyttävä viemään tiedot näihin järjestelmiin ilman manuaalista uudelleenkirjoittamista.

PMS-järjestelmien todelliset hinnat Suomessa

PMS-toimittajien verkkosivuilla ilmoitetut hinnat ovat harvoin lopullisia. Alla realistinen kuva pienelle hotellille, jossa on 5 huonetta, tai 5 huoneiston hallinnointiin Suomessa:

Suuret kansainväliset toimittajat näyttävät "starting prices", jotka pätevät vain muutamalle huoneelle ja perusmoduuleille. Heti kun aktivoit koko channel managerin, varausmoduulin, POS-järjestelmän ja raportit, lasku kaksin- tai kolminkertaistuu. Varo myös suorien varausten komissioita: jotkut PMS-järjestelmät veloittavat 2-3 % jokaisesta varauksesta, joka kulkee heidän järjestelmänsä kautta, mikä vilkkaan kesäkauden aikana voi tarkoittaa satoja euroja kuukaudessa.

Mitä kansainvälisistä PMS-järjestelmistä usein puuttuu

1. Matkustajailmoitus ja poliisipyyntöjen valmistelu

Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway ja useimmat kansainväliset PMS-järjestelmät antavat sinun syöttää asiakastietoja, mutta eivät tunne suomalaista erityispiirrettä: ei kenttärakennetta lain 308/2006 mukaan, ei OCR-tukea suomalaiselle henkilöllisyystodistukselle ja passille, ei vientimuotoa poliisipyynnöille, ei säilytysaikaa suomalaisen lainsäädännön mukaan. Tuloksena rekisteröit PMS:ssä, joka ei tiedä, että se on matkustajailmoitus, ja kontrollissa jäät kiinni.

2. ALV 14 % päivitetty oikein

Monet kansainväliset PMS-järjestelmät eivät päivittäneet suomalaista ALV-kantaa tammikuussa 2025, kun se nousi 10 prosentista 14 prosenttiin. Tuloksena oli, että vuoden alun laskut tulostuivat väärillä verokannoilla ja oli tehtävä manuaalisia korjauksia ALV-ilmoituksiin. Hyvä suomalaispainotteinen PMS päivittää verokannat automaattisesti ja varoittaa muutoksista etukäteen.

3. Finvoice-verkkolaskutus

Finvoice on käytännössä pakollinen yritysasiakkaiden kanssa toimimiselle Suomessa, ja kansainväliset PMS-järjestelmät lähettävät "invoices" PDF-muodossa, jotka eivät ole voimassa olevia sähköisiä laskuja. Tuloksena jokainen yritysasiakkaan lasku on laadittava erikseen suomalaisessa kirjanpito-ohjelmassa (Netvisor, Procountor, Fennoa), mikä kaksinkertaistaa työn ja luo riskin ristiriitoihin PMS:n ja kirjanpitojärjestelmän välillä.

4. Paikalliset maksutavat

Suomessa dominoivia maksupalveluita ovat Nets, OP:n, Nordean ja Handelsbankenin POS-palvelut sekä MobilePay ja Siirto-mobiilimaksu. Ne tukevat korttimaksuja, Apple Payta, Google Payta ja reaaliaikaisia pankkisiirtoja. Kansainväliset PMS-järjestelmät, jotka tukevat vain Stripeä tai PayPalia, menettävät merkittävän osan suorista varauksista, erityisesti suomalaisilta asiakkailta. Suomen markkinoille suunnatun PMS:n on tuettava pohjoismaisia maksutapoja natiivisti.

Vertailukriteerit pienelle omistajalle

Jos hallinnoit pientä hotellia, huoneistomajoitusta tai B&B:tä, jossa on 1-15 yksikköä Suomessa, nämä ovat kuusi kriteeriä, jotka todella merkitsevät PMS:n valinnassa:

1. Laskun lopullinen hinta, ei aloitushinta. Kysy aina tarjousta, joka sisältää kaikki tarvittavat moduulit (channel manager, varausmoduuli, matkustajailmoitus, Finvoice) tarkalle yksikkömäärällesi.
2. Natiivi integrointi Booking.comin ja Airbnb:n kanssa ilman lisäkustannuksia ja komissioita.
3. Matkustajailmoitus OCR-tunnistuksella ja digitaalisella allekirjoituksella — ei pelkkä lomake kentillä.
4. ALV 14 % automaattisesti oikein sovellettu alkaen 1.1.2025, ja tuki erikseen 25,5 % lisäpalveluihin.
5. Finvoice-verkkolaskutus natiivisti tai suora integrointi Netvisorin / Procountorin / Fennoan kanssa.
6. Asiakastuki suomeksi: kun ongelma ilmenee, haluat puhua jonkun kanssa, joka ymmärtää kielesi ja suomalaisen lainsäädännön.

Miksi Vezpa on suunniteltu Suomelle

Vezpa on PMS, joka on suunniteltu erityisesti Euroopan markkinoille täydellä tuella Suomelle. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Automaattinen matkustajailmoitus OCR-tunnistuksella henkilöllisyystodistuksesta ja passista, digitaalinen allekirjoitus tabletilla, säilytys lain mukaisesti ja vientimuoto poliisipyyntöjä varten
• ALV 14 % / 25,5 % automaattisesti sovellettu jokaiselle laskuriville, päivitetty 1.1.2025 muutoksiin
• Finvoice-verkkolaskutus natiivisti tai suora integrointi Netvisorin, Procountorin, Fennoan ja Talenomin kanssa
• Channel Manager Booking.comin, Airbnb:n, Expedian, Vrbo:n ja Agodan kanssa mukana, ilman lisäkustannuksia
• Nets, OP, Nordea, Stripe, MobilePay integroituina natiivisti online-maksuihin kortilla ja Apple Pay / Google Paylla
• Verohallinto MyTax -vienti kuukausittaiseen ALV-ilmoitukseen ja vuosittaiseen veroilmoitukseen
• Asiakastuki suomeksi sähköpostitse, chatissa ja puhelimitse

Usein kysytyt kysymykset

Toimiiko Vezpa myös maatilamajoitukselle ja mökkivuokraukselle?

Kyllä. Vezpa tukee maatilamajoitusta, mökkiä vuokralle, lomahuoneistoja, B&B-yrityksiä, pieniä hotelleja jopa 50 huoneeseen asti ja asuntoja lyhytaikaisessa vuokrauksessa. Järjestelmä tunnistaa eri kategorioiden erityispiirteet (mökkivuokraus: ALV ja Airbnb-integraatio; B&B: aamiainen mukana huoneen hinnassa) ja mukauttaa käyttöliittymää toiminnan tyyppiin.

Voinko tuoda varauksia toisesta PMS:stä?

Kyllä. Vezpa tarjoaa ilmaisen palvelun varausten, asiakkaiden ja laskujen tuontiin yleisimmistä PMS-järjestelmistä (Cloudbeds, Hotellinx, Sonet Hotel, Smoobu, Hostaway, Mews). Siirtyminen kestää yleensä 1-3 työpäivää eikä vaikuta olemassa oleviin varauksiin.

Onko Vezpalla vähimmäishuonemäärää?

Ei. Vezpa toimii 1 yksiköstä (yksittäinen huoneisto) 50 huoneeseen asti. Hinta alkaa 39 €/kk (Smart-paketti: enintään 8 huonetta + 3 huoneistoa) ja skaalautuu yksiköiden lukumäärän mukaan.

Tukeeko Vezpa ALV 0 %:n pienyrityssääntöä?

Kyllä. Suomessa pienyritykset, joiden vuotuinen liikevaihto on alle 15 000 € (2025 alkaen, nostettu 10 000 eurosta), ovat vapautettuja ALV-velvollisuudesta. Vezpa tukee tätä asetusta: voit asettaa järjestelmän laatimaan laskut ilman ALV:tä ja merkitä ne pienyrityksen ALV-vapautuksen mukaisiksi. Raja-arvoa lähestyessäsi järjestelmä varoittaa, jotta voit valmistautua rekisteröitymään ALV-velvolliseksi.

Yhteenveto

PMS:n valinta Suomessa päätetään kolmessa kohdassa: matkustajailmoituksen oikea toteutus, ALV 14 %:n automaattinen soveltaminen (ja erittäin tarkka päivittäminen vuoden 2025 muutoksen jälkeen) ja Finvoice-verkkolaskutuksen integrointi. Jos yksi näistä kolmesta puuttuu, teet päivittäin manuaalista työtä, jonka PMS:n olisi juuri pitänyt ratkaista.

Jos valitset PMS:n ensimmäistä kertaa, aloita ilmaisella kokeilujaksolla, yhdistä Booking.com, syötä muutamia todellisia varauksia ja näe, toimiiko prosessi sujuvasti. Ero hyvän ja heikon PMS:n välillä tulee näkyviin vasta toisessa ja kolmannessa varauspyynnössä, kun rutiini alkaa eikä enää ole kärsivällisyyttä manuaaliseen työhön.

Huomautus: tiedot kilpailijoiden tuotteista perustuvat julkaisuhetkellä julkisesti saatavilla oleviin lähteisiin; osto­päätöksissä tarkista aina tiedot toimittajan virallisilta verkkosivuilta.