Διαχείριση πολλών διαμερισμάτων: χειρίσου πολλές μονάδες σαν να ήταν μία

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Όταν τα διαμερίσματα γίνονται τρία, πέντε, δέκα, το πρόβλημα δεν είναι πια να πουλήσεις: είναι να τα έχεις όλα υπό έλεγχο από ένα μόνο σημείο. Ποιος έρχεται σήμερα, σε ποια μονάδα, ποιος έκανε την καθαριότητα, ποιες νύχτες είναι ελεύθερες στο Booking. Ένα λογισμικό διαχείρισης πολλών διαμερισμάτων υπάρχει για να βλέπεις όλες τις μονάδες μαζί, χωρίς να χάνεις το νήμα.

Η περίπτωση χρήσης: πολλές μονάδες, ένα σημείο ελέγχου

Όποιος διαχειρίζεται πολλά διαμερίσματα — δικά του ή για λογαριασμό τρίτων — ξέρει καλά το καθημερινό χάος. Κάθε μονάδα έχει τις αγγελίες της σε Booking και Airbnb, τις αφίξεις της, τις καθαριότητές της, ίσως ένα διαφορετικό άτομο που τη φροντίζει. Το να κρατάς την εικόνα σε φύλλα Excel, ομάδες WhatsApp και τέσσερα ανοιχτά extranet λειτουργεί όσο τα διαμερίσματα είναι δύο. Στο πέμπτο γίνεται ανυπόφορο.

Οι ερωτήσεις που κάνεις κάθε πρωί είναι πάντα οι ίδιες: ποιος έρχεται σήμερα και σε ποια μονάδα; Ποιο διαμέρισμα είναι ήδη καθαρό και έτοιμο; Υπάρχουν ελεύθερες νύχτες αυτό το Σαββατοκύριακο; Δήλωσα ήδη τους χθεσινούς επισκέπτες; Χωρίς έναν ενιαίο πίνακα, κάθε απάντηση απαιτεί να ανοίξεις διαφορετική πύλη ή να τηλεφωνήσεις σε κάποιον. Ο χρόνος που χάνεις μεγαλώνει με κάθε διαμέρισμα που προσθέτεις, και μαζί ο κίνδυνος να μπερδέψεις μια άφιξη ή να στείλεις δύο επισκέπτες στην ίδια μονάδα.

Πώς το Vezpa είναι φτιαγμένο για πολλά διαμερίσματα

Το Vezpa είναι αρχιτεκτονικά σχεδιασμένο ακριβώς για αυτή την περίπτωση. Η λογική είναι απλή: ένα κατάλυμα που περιέχει πολλά διαμερίσματα, όλα ορατά και διαχειρίσιμα από έναν μόνο λογαριασμό.

Ένα ημερολόγιο, όλες οι μονάδες σε κοινή θέα

Ανοίγεις τον πίνακα και βλέπεις όλα τα διαμερίσματα δίπλα-δίπλα, με τις αφίξεις, τις αναχωρήσεις και τις ελεύθερες νύχτες του καθενός. Οι κρατήσεις από όλα τα κανάλια — Booking, Airbnb, Vrbo, η ιστοσελίδα σου — συγκεντρώνονται εδώ, και όταν μπαίνει μια κράτηση σε μια μονάδα οι νύχτες της κλείνουν σε όλες τις πλατφόρμες εκείνου του διαμερίσματος. Τέλος τα άλματα από extranet σε extranet.

Μία κράτηση μπορεί να καλύπτει πολλά διαμερίσματα

Είναι το πλεονέκτημα που κάνει τη διαφορά για γκρουπ και μεγάλες οικογένειες: με το Vezpa μπορείς να δημιουργήσεις μία κράτηση που περιλαμβάνει πολλά διαμερίσματα μαζί. Λειτουργεί τόσο από τον πίνακα (όταν σε καλούν ή σου γράφουν για να κλείσουν δύο-τρεις μονάδες για την ίδια περίοδο) όσο και στη δική σου δημόσια μηχανή κρατήσεων, όπου ο επισκέπτης επιλέγει πολλά διαμερίσματα και πληρώνει σε μία συναλλαγή. Τα ημερολόγια όλων των εμπλεκόμενων μονάδων κλειδώνουν αυτόματα, γιατί βρίσκονται μέσα στην ίδια κράτηση.

Αποκλειστικός διαχειριστής για κάθε διαμέρισμα

Αν κάθε διαμέρισμα το φροντίζει διαφορετικό άτομο — ποιος κάνει την καθαριότητα, ποιος υποδέχεται τους επισκέπτες, ποιος κρατάει μια περιοχή — μπορείς να αναθέσεις έναν ξεχωριστό διαχειριστή σε κάθε μονάδα. Ο καθένας βλέπει και διαχειρίζεται μόνο τα δικά του διαμερίσματα από το δικό του κινητό, ενώ εσύ κρατάς τη συνολική εικόνα σε όλα. Έτσι διαχειρίζεται το Vezpa τους “διαχειριστές διαμερισμάτων”: ο ιδιοκτήτης συντονίζει, οι συνεργάτες λειτουργούν στις μονάδες που τους ανατέθηκαν.

Υποχρεώσεις για κάθε μονάδα

Κάθε διαμέρισμα έχει τις δικές του υποχρεώσεις: δήλωση στοιχείων επισκεπτών στις αρμόδιες αρχές, τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης ανά διανυκτέρευση και κατηγορία, διαβίβαση παραστατικών στο myDATA. Το Vezpa τις διαχειρίζεται για κάθε μονάδα αυτόματα, ξεκινώντας από τα στοιχεία του online check-in του επισκέπτη. Κάθε διαμέρισμα μπορεί επίσης να έχει τη δική του ρύθμιση (π.χ. το δικό του ΑΜΑ βραχυχρόνιας μίσθωσης), ώστε οι δηλώσεις να φεύγουν σωστά για κάθε μονάδα.

Τα όρια, ειπωμένα με ειλικρίνεια

Για να ξέρεις ακριβώς τι πρόκειται να χρησιμοποιήσεις, να τι δεν κάνει το Vezpa στα πολλά διαμερίσματα:

• Δεν υπάρχει εικονική “συνδυασμένη” μονάδα που να αναρτάται στις πλατφόρμες. Το Vezpa δεν δημιουργεί ένα ψεύτικο διαμέρισμα Α+Β για να το δημοσιεύσεις στο Booking.com ή στο Airbnb σαν μία μεγαλύτερη μονάδα. Κάθε διαμέρισμα παραμένει ανεξάρτητη αγγελία OTA. Η ενιαία κράτηση που καλύπτει πολλά διαμερίσματα λειτουργεί από τον πίνακά σου και από τη δική σου μηχανή κρατήσεων, αλλά όχι ως συνδυασμένη αγγελία στις πλατφόρμες.
• Τα γκρουπ που κρατούν μέσω OTA κάνουν πολλές κρατήσεις. Αν μια παρέα θέλει δύο διαμερίσματα μέσω Booking ή Airbnb, θα πρέπει να κάνει δύο ξεχωριστές κρατήσεις στις πλατφόρμες (μία ανά μονάδα). Η ενιαία κράτηση πολλών διαμερισμάτων είναι διαθέσιμη στα δικά σου άμεσα κανάλια, όχι μέσα στα OTA.

Αν τα γκρουπ που θέλουν πολλές μονάδες μαζί μέσω των πλατφορμών είναι το κύριο μέρος της δουλειάς σου, αξίζει να δεις αν το τυπικό setup σου ταιριάζει. Για την καθημερινή διαχείριση πολλών ανεξάρτητων διαμερισμάτων — που είναι η πιο συχνή περίπτωση — το Vezpa γεννήθηκε ακριβώς γι' αυτό.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσα διαμερίσματα μπορώ να διαχειριστώ;

Τα πλάνα του Vezpa καλύπτουν έως περίπου 8 διαμερίσματα στο βασικό πλάνο και αυξάνονται στα ανώτερα· για μεγαλύτερες ανάγκες το συζητάμε κατά την ενεργοποίηση. Όλα τα διαμερίσματα βρίσκονται κάτω από ένα κατάλυμα, με έναν πίνακα και μία συνδρομή.

Μπορώ να πουλήσω δύο διαμερίσματα σαν ένα μεγαλύτερο;

Μπορείς να δημιουργήσεις μία κράτηση που καλύπτει πολλά διαμερίσματα, τόσο από τον πίνακα όσο και από τη δική σου δημόσια μηχανή κρατήσεων: ο επισκέπτης επιλέγει τις μονάδες και πληρώνει μία φορά. Αυτό που το Vezpa δεν κάνει είναι να δημοσιεύσει μια εικονική συνδυασμένη μονάδα στις πλατφόρμες OTA: στο Booking και στο Airbnb κάθε διαμέρισμα παραμένει ξεχωριστή αγγελία. Είναι ένα όριο που προτιμάμε να σου το πούμε αμέσως, αντί να σου υποσχεθούμε κάτι που το σύστημα σήμερα δεν κάνει.

Μπορώ να αναθέσω κάθε διαμέρισμα σε διαφορετικό άτομο;

Ναι. Αναθέτεις έναν ξεχωριστό διαχειριστή σε κάθε μονάδα: ο καθένας λειτουργεί μόνο στα δικά του διαμερίσματα από τη δική του συσκευή, ενώ εσύ ως ιδιοκτήτης βλέπεις και συντονίζεις τα πάντα από ψηλά.

Πόσο κοστίζει και υπάρχει υποστήριξη;

Οι τιμές είναι δημόσιες: τρία πλάνα στα 39 €, 59 € και 89 € τον μήνα, ανάλογα με τον αριθμό δωματίων και διαμερισμάτων, όλα μέσα και χωρίς κρυφά modules επί πληρωμή. Δοκιμάζεις δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς πιστωτική κάρτα. Η υποστήριξη απαντά εντός 12 ωρών μέσω WhatsApp, με μια ομάδα που διαχειρίζεται τέτοιες περιπτώσεις κάθε μέρα.