Касов апарат за хотел в България 2026: Наредба Н-18 и онлайн свързване с НАП

8 май 2026 г. · Време за четене ~8 минути · Compliance

Paolo Vezzola

Основател · Vezpa PMS · Профил →

Бележка: описаните цени, модели, технически изисквания и санкции са с информативен характер и се основават на публично достъпни източници към момента на публикуване. Те могат да се променят с времето. За конкретни решения за покупка винаги проверявай официалния каталог на БИМ (bim.government.bg) и текущата редакция на Наредба Н-18 на Министерството на финансите.

Всеки туристически обект в България, който приема плащания в брой или с карта — от семейно хотелче до апартамент под краткосрочен наем — е задължен да има фискално устройство (касов апарат) с онлайн свързване с НАП съгласно Наредба Н-18/2006. Това е едно от най-сложните и най-често пренебрегвани изисквания при отваряне на нов обект, защото международните PMS системи обикновено не са сертифицирани за българския пазар, а несъответствието с Наредба Н-18 е сред най-строго санкционираните нарушения от НАП. В това ръководство обяснявам какво точно изисква Наредба Н-18, как да избереш сертифициран модел, какви са реалните цени и как да избегнеш двойната работа с касата и PMS.

Какво изисква Наредба Н-18 за хотелските обекти

Наредба Н-18/13.12.2006 г. на министъра на финансите регламентира регистрирането и отчитането на продажбите чрез фискални устройства. Основните изисквания за хотел, къща за гости или апартамент са:

Регистрирано фискално устройство — сертифицирано от Българския институт по метрология (БИМ) и регистрирано в НАП на името на стопанина на обекта
Онлайн свързване с НАП чрез GPRS, мобилен интернет или фиксиран интернет — всяка касова бележка се изпраща в реално време на сървърите на агенцията
Издаване на касов бон при всяко плащане в брой или с карта (при пристигане, при напускане, за допълнителни услуги)
Уникален код и QR код на всеки касов бон — гостът може да провери в реално време автентичността на сайта на НАП
Дневен фискален отчет (Z отчет) — обобщава всички продажби за деня и се запазва във фискалната памет на устройството
Месечен и годишен отчет — запазват се във фискалния контролен модул и подлежат на проверка от НАП

Наредбата е претърпяла множество изменения от въвеждането си през 2006 г. до 2026 г. Най-важните бяха през 2018 г. (изискване за онлайн свързване) и 2019 г. (разширяване на обхвата). От 1 април 2019 г. практически всеки търговски обект в България, който приема плащания, трябва да има устройство с онлайн свързване — включително малки апартаменти и B&B-та.

Vezpa управлява резервации, channel manager (Booking, Airbnb, Expedia), туристически данък по общини и подготвя данните за ЕСТИ. За касови апарати препоръчваме отделно сертифицирано фискално решение. 14 дни безплатно.

14 дни безплатно · без карта

Започни безплатния период

Кога точно ти трябва фискално устройство

За туристически обекти, фискалното устройство е задължително преди да приемеш първото плащане от гост. Не е важно дали гостът плаща в брой или с карта — и в двата случая трябва да издадеш касов бон. Конкретни сценарии:

Hotel Collect (плащане в обекта): гостът плаща при пристигане или напускане — задължително касов бон за пълната сума
Channel Collect (Booking.com, Expedia): каналът събира плащането и превежда нетната сума след комисионна. Тук правилата са по-сложни — в общия случай не издаваш касов бон на госта (защото не получаваш плащане директно от него), но издаваш фактура към канала
Airbnb host-only: Airbnb превежда нетната сума на хоста — не се издава касов бон към госта, но банковият превод от Airbnb трябва да бъде надлежно отчетен
Stripe / онлайн плащане през собствен сайт: издаваш касов бон при получаване на плащането в банковата сметка
Допълнителни услуги в обекта (мини-бар, паркинг, спа, ресторант): задължителен касов бон при всяко плащане в брой или с карта

Внимание: касов бон трябва да бъде издаден в момента на плащането, не по-късно. Закъсняло издаване (даже с минути) се счита за нарушение на Наредба Н-18 и при ревизия НАП може да наложи санкция. Касовият бон трябва да бъде физически предаден на госта или електронно изпратен (например по имейл, ако моделът на устройството поддържа това).

Видове фискални устройства за хотели

На българския пазар има няколко типа фискални устройства, всеки с различни предимства за хотелски обект:

1. Стандартен касов апарат (ECR)

Самостоятелен касов апарат, който работи независимо от компютър или PMS. Подходящ за обекти с проста структура (1-2 апартамента, малка къща за гости), където операторът въвежда сумите ръчно. Работи без интернет на компютър — собственият GPRS модул на устройството изпраща данните към НАП.

Цена: 200-600 лв. за устройството + 5-15 лв./месец за GPRS такса. Производители: Daisy, Tremol, Eltrade, Datecs. Недостатък: всяко плащане трябва да се въведе ръчно, отделно от PMS — двойна работа.

2. Фискален принтер (POS принтер)

Свързва се с компютър или POS система чрез USB, RS-232 или мрежа. Получава команди от софтуера и автоматично издава касов бон. Подходящ за хотелски обекти с PMS, който поддържа сертифицирана интеграция с устройството.

Цена: 400-1 200 лв. за устройството + 5-15 лв./месец GPRS. Производители: Daisy SX (FP-700, FP-800), Tremol M20, Eltrade A1, Datecs FP-650. Предимство: автоматизация — PMS изпраща сигнал, принтерът издава касов бон, без ръчно въвеждане.

3. Виртуален касов апарат (ВКА)

Софтуерно решение, базирано на сертифициран хардуерен фискален модул, инсталирано на сървър. Идеален за вериги хотели или мениджъри на множество апартаменти, защото един модул обслужва множество локации през интернет. Налични са като услуга от някои доставчици на PMS и POS системи.

Цена: От 30-50 лв./месец абонамент (без хардуер за всяка локация). Предимство: централизиран контрол, без необходимост от устройство във всяка локация. Недостатък: изисква стабилен интернет, по-сложна първоначална инсталация.

Сертифицирането от БИМ и регистрация в НАП

Не всеки касов апарат, който се продава в България, е валиден за фискални цели. За да бъде законно използван, устройството трябва да отговаря на две условия:

Сертификация от БИМ (Български институт по метрология): моделът трябва да е в актуалния регистър на одобрените фискални устройства, поддържан от БИМ. Списъкът се обновява периодично. Преди покупка проверявай в официалния регистър на bim.government.bg.
Регистрация в НАП на конкретното устройство, на името на стопанина: всяко устройство с уникален сериен номер се регистрира с молба в офиса на НАП по седалище. След регистрация устройството се пуска в експлоатация.

Регистрацията се прави в няколко стъпки:

Подаване на формуляр за регистрация в НАП (на място или електронно през портала)
Прикачване на фактурата за покупка и сертификата на БИМ
Активиране на онлайн свързването от страна на доставчика на устройството (доставчикът отпечатва паспорта и пуска SIM картата за GPRS)
Тестово печатане — първи касов бон, който трябва да достигне НАП успешно
Получаване на регистрационен номер и потвърждение от НАП

Целият процес от покупка до пускане в експлоатация отнема 1-2 седмици, в зависимост от готовността на доставчика. Препоръчвам да започнеш процедурата веднага след получаване на удостоверението за категоризация, за да не пречи на старта на дейността.

Интеграция с PMS — как работи на практика

Тук е големият раздел за хотели, които използват PMS, и причината, поради която изборът на правилен PMS е критичен. Има три възможни сценария:

Сценарий A: Без интеграция (двойна работа)

PMS приема резервацията и записва плащането. Касовият апарат стои отделно на рецепцията. Когато гост плаща, операторът въвежда сумата в PMS И след това в касовия апарат, за да получи касов бон. Това удвоява времето на всяка транзакция и води до грешки (различни суми, забравени касови бонове). При ревизия от НАП такава работа е силно проблематична.

Сценарий B: Полу-интеграция (експорт от PMS)

PMS извежда дневен или седмичен отчет с всички плащания, който операторът вкарва в касовия апарат на едрo. Това е по-бързо от ръчно въвеждане, но не отговаря на изискването на Наредба Н-18 за касов бон в момента на плащането. При ревизия НАП може да определи това като нарушение.

Сценарий C: Пълна интеграция (сертифицирано решение)

PMS изпраща директна команда към фискалния принтер при всяко плащане. Касовият бон се отпечатва автоматично, с уникален код, и се запазва в досието на резервацията. Гостът получава физически касов бон веднага, а в PMS се записва номерът и QR кодът за бъдещи справки. Това е единственото решение, което:

Спазва Наредба Н-18 буквално (бон в момента на плащане)
Не дублира работата на оператора
Не въвежда грешки
Прави ревизията на НАП лесна и предсказуема

Vezpa към момента не предлага директна интеграция с фискални устройства (касови апарати или фискални принтери). За съответствие с Наредба Н-18 препоръчваме отделно сертифицирано фискално решение. Vezpa записва плащанията в PMS и предоставя експорт за съвместно използване със счетоводния софтуер и НАП справките. Интеграцията с фискални устройства е в roadmap-а ни — ако е критична за теб, пиши ни.

Реални цени — общата сметка за първа година

Разход	Сума (ориентировъчно)	Бележки
Фискален принтер (POS)	400-1 200 лв.	Еднократна покупка
SIM карта + GPRS	~10 лв./месец = ~120 лв./година	За връзка с НАП
Сервиз и техническа поддръжка	50-150 лв./година	Опционално, но препоръчително
Хартия за касови бонове	50-150 лв./година	Зависи от обема резервации
Регистрация в НАП	0 лв.	Безплатно
Общо първа година	620-1 620 лв.	За POS принтер + операционни разходи

Следващите години цената е значително по-ниска (без еднократния разход за устройството) — около 220-420 лв./година. За малки обекти (1-2 апартамента) ВКА (виртуален касов апарат) може да бъде по-икономичен, особено ако управляваш няколко имота от различни локации.

Често срещани грешки и санкции

Грешка 1: Издаване на бон закъсняло

Касовият бон трябва да бъде издаден в момента на получаване на плащането. Издаване на бон от деня преди или след плащането е нарушение. На практика това се случва, когато операторът отлага въвеждането в касата за края на смяната — НАП има възможност да засече разлика между момента на плащане в PMS и времевото клеймо на касовия бон.

Грешка 2: Липса на касов бон при плащане с карта

Често хотели смятат, че при плащане с карта POS терминалът замества касовия бон. Това не е вярно — и при плащане с карта трябва да бъде издаден касов бон от фискалното устройство. POS терминалът дава квитанция от банката, но фискалният бон е отделен документ.

Грешка 3: Използване на нерегистрирано устройство

Покупката на сертифицирано устройство не е достатъчна — трябва и регистрация в НАП. Използване на сертифицирано, но нерегистрирано устройство, се счита за дейност без фискално устройство. Преди първото плащане се убеди, че имаш регистрационен номер от НАП.

Грешка 4: Прекъсване на онлайн свързването

Ако GPRS картата се изтощи или интернет линията падне за повече от 24 часа, устройството трябва да бъде регистрирано като „офлайн“ в НАП и да се възобнови свързването възможно най-бързо. Дълги периоди без свързване са нарушение и могат да доведат до санкция и принудително закриване на обекта.

Често задавани въпроси

Може ли един касов апарат да се използва за няколко обекта?

Технически не. Всяко фискално устройство се регистрира на конкретен обект (адрес) в НАП. Ако управляваш няколко апартамента в различни сгради, всеки трябва да има своя касов апарат, или да използваш ВКА (виртуален касов апарат), който е централизиран. Алтернатива е PMS с интеграция в множество фискални модули.

Какво се случва, ако устройството се повреди?

При повреда трябва веднага да уведомиш сервиза на доставчика и да съставиш акт за повреда. През периода на повреда (обикновено 1-3 работни дни до ремонт) ти издаваш ръчни касови бонове по образец, които впоследствие се вкарват в системата. НАП се уведомява автоматично за прекъсването чрез фискалния модул.

Колко често трябва да обслужваш устройството?

Стандартно сервизното обслужване е веднъж годишно — проверка на фискалния модул и подмяна на батерията. Сервизният център трябва да бъде оторизиран от БИМ. Без редовно обслужване устройството може да изпадне в неработоспособност или да изпраща грешни данни към НАП, което води до санкции.

Може ли да използвам международна каса (например Square, SumUp)?

Не за фискални цели в България. Square, SumUp, iZettle и други международни POS решения не са сертифицирани от БИМ и не отговарят на Наредба Н-18. Те могат да бъдат използвани като допълнителен канал за приемане на карти (терминал), но трябва да съществува отделно фискално устройство, което издава касов бон. Използването на нерегистрирана каса е нарушение.

Какъв е давностният срок за санкции от НАП за нарушения по Наредба Н-18?

Стандартният давностен срок за административни нарушения е 5 години. На практика НАП периодично прави кръстосани проверки между приходите от Booking.com / Airbnb и регистрираните касови бонове — разлика, която не може да бъде обяснена, отваря ревизия. Ревизиите често обхващат последните 3-5 години.

Заключение

Касов апарат с онлайн свързване е необсъдимо изискване за всеки хотел, къща за гости или апартамент в България през 2026 г. Изборът между стандартен касов апарат, фискален принтер и виртуален касов апарат зависи основно от това дали използваш PMS, колко обекта управляваш и колко плащания правиш на ден. За мнозинството обекти — 1 до 15 единици — фискален принтер с PMS интеграция е оптималното решение.

Не пести от това перо. Грешка в Наредба Н-18 може да доведе до санкции, които значително надвишават спестената сума от по-евтин или нерегистриран касов апарат. И не се опитвай да си издаваш касови бонове ръчно или с международни POS — НАП е увеличила контрола в последните години и пропуските се откриват бързо чрез данни от OTA каналите.

Отказ от отговорност: описаните цени, модели, технически изисквания и санкции са с информативен характер и могат да се променят с времето. Основни източници: Наредба Н-18/2006 на МФ; Закон за ДДС; БИМ (bim.government.bg); НАП (nra.bg). За конкретни решения за покупка и регистрация се обърни към оторизиран сервизен център или към счетоводител.