Gestionale per affitti brevi: un solo calendario per tutti i portali

Paolo Vezzola

Fondatore · Vezpa PMS · Profilo →

Chi affitta case vacanza e appartamenti per pochi giorni vive di volume: tante prenotazioni, tanti arrivi, tanti portali. E ogni portale vuole le sue regole. Un gestionale per affitti brevi serve a far parlare Airbnb, Booking e Vrbo tra loro, e a togliere di mezzo la burocrazia che cresce ad ogni ospite.

Il vero problema degli affitti brevi: i portali non si parlano

Negli affitti brevi il rischio non è non vendere: è vendere due volte la stessa notte. Lo stesso appartamento sta su Airbnb, su Booking, su Vrbo e magari sul tuo sito. Ogni canale ha il suo calendario, e nessuno avvisa l'altro quando arriva una prenotazione.

Così succede questo: un ospite prenota su Vrbo per il ponte, ma su Airbnb quelle stesse notti restano aperte. Mezz'ora dopo qualcuno prenota su Airbnb. Adesso hai due famiglie per un appartamento solo, e una delle due la devi spostare, rimborsare o sistemare altrove a tue spese — con la recensione negativa quasi garantita. Negli affitti brevi, dove l'80% del fatturato passa dalle OTA e il punteggio sul portale è tutto, un overbooking pesa il doppio.

L'alternativa manuale è sfiancante: ogni volta che entra una prenotazione, corri a chiudere quelle notti sugli altri tre portali. E ogni volta che vuoi ritoccare il prezzo per un weekend o un evento in città, devi rifarlo annuncio per annuncio, portale per portale. Con cinque appartamenti diventa un lavoro a tempo pieno che non genera un euro in più.

CIN, cedolare e adempimenti: la parte che spaventa di più

Dal 2025 ogni unità destinata ad affitto breve deve avere il CIN (Codice Identificativo Nazionale) ed esporlo negli annunci e all'esterno dell'immobile. Senza CIN, le piattaforme possono oscurare l'annuncio e scattano sanzioni. Se non hai ancora fatto chiarezza, parti dalla guida al CIN obbligatorio: spiega chi deve richiederlo, dove esporlo e cosa rischi se manca.

Ma il CIN è solo l'inizio. Per ogni ospite che dorme da te hai tre adempimenti che tornano sempre:

• Alloggiati Web: i dati di ogni ospite vanno comunicati alla Questura entro 24 ore dall'arrivo. È un obbligo, non un'opzione, e vale anche per la singola notte.
• Tassa di soggiorno: va calcolata per notte e per persona, con le esenzioni del tuo comune (bambini, durata massima, periodi). Va poi versata e rendicontata al comune.
• ISTAT: la rilevazione mensile dei flussi turistici da trasmettere alla tua regione.

La cedolare secca al 21% (o 26% dalla seconda unità) la gestisci col tuo commercialista, ma per arrivarci preparato ti serve un registro pulito di tutte le prenotazioni e gli incassi: ed è esattamente quello che un gestionale ti tiene in ordine senza che tu apra un foglio Excel.

Cosa automatizza Vezpa per chi fa affitti brevi

Vezpa nasce per togliere proprio queste due fatiche: la sincronizzazione tra portali e la burocrazia per ospite. In concreto:

Un calendario unico, tutti i portali allineati

Airbnb, Booking, Vrbo, Expedia, Agoda e oltre 60 canali finiscono su un solo calendario. Quando entra una prenotazione su un canale, Vezpa chiude immediatamente quelle notti su tutti gli altri: l'overbooking sparisce. E quando cambi prezzo o disponibilità, lo fai una volta sola e il sistema lo propaga ovunque. Niente più quattro extranet aperte.

Check-in online prima dell'arrivo

Negli affitti brevi raramente c'è una reception: l'ospite riceve un link, inserisce i dati e fotografa il documento da casa. Tu sai chi arriva e quando, gli mandi il codice della cassetta delle chiavi o le istruzioni per il self check-in, e non devi aspettarlo sotto casa con il caldo o sotto la pioggia.

Alloggiati Web e tassa di soggiorno in automatico

I dati raccolti al check-in vengono inviati ad Alloggiati Web entro i termini, senza che tu apra il portale della Polizia di Stato. La tassa di soggiorno si calcola da sola, notte per notte, con le tariffe e le esenzioni del tuo comune. L'ISTAT mensile parte verso la tua regione. In Italia c'è anche la fattura elettronica via SDI, integrata nativamente.

Più prenotazioni dirette, meno commissioni

Vezpa ti dà un motore di prenotazione da mettere sul tuo sito o sui social: l'ospite prenota da te con pagamento Stripe. Sulle prenotazioni che arrivano dai portali non c'è nessuna percentuale sulle prenotazioni OTA — lo 0% di commissioni resta tuo. Sul booking engine diretto c'è solo lo 0,2%, irrisorio rispetto al 15-18% che trattengono i portali. E tutto si gestisce dall'app mobile nativa, dove gli affitti brevi si vivono davvero.

Domande frequenti

Devo già avere il CIN per usare Vezpa?

No, le due cose sono indipendenti: il CIN lo richiedi alla tua regione/comune ed è un obbligo a prescindere dal gestionale. Vezpa ti aiuta a tenere in ordine prenotazioni e adempimenti, ma non sostituisce la richiesta del CIN. Per capire come ottenerlo trovi tutto nella guida dedicata.

Quanto costa?

I prezzi sono pubblici: tre piani a €39, €59 e €89 al mese, in base al numero di camere e appartamenti. Tutto incluso — channel manager, booking engine, check-in online, Alloggiati Web, tassa di soggiorno, app mobile — senza moduli a pagamento nascosti. Provi gratis per 14 giorni, senza carta di credito, e disdici quando vuoi.

Funziona anche se ho pochi appartamenti?

Sì. Vezpa è pensato proprio per chi ha da uno a una decina di unità: gestisci tutto da un unico pannello, anche con due o tre appartamenti, e puoi assegnare un gestore diverso a ciascuna unità se ti aiuta qualcuno con le pulizie o gli arrivi.

E se ho bisogno di aiuto?

Il supporto risponde entro 12 ore, e il canale preferenziale è WhatsApp: scrivi come a una persona, ti risponde un team italiano che gestisce affitti brevi ogni giorno e sa cosa sono CIN, Alloggiati Web e ISTAT. Niente call obbligatorie, niente ticket che girano a vuoto.