Διαχείριση βραχυχρόνιων μισθώσεων: ένα ημερολόγιο για όλες τις πλατφόρμες

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Όποιος νοικιάζει διαμερίσματα βραχυχρόνια ζει από τον όγκο: πολλές κρατήσεις, πολλές αφίξεις, πολλές πλατφόρμες. Και κάθε πλατφόρμα έχει τους δικούς της κανόνες. Ένα λογισμικό για βραχυχρόνιες μισθώσεις υπάρχει για να κάνει το Airbnb, το Booking και το Vrbo να μιλάνε μεταξύ τους, και να βγάλει από τη μέση τη γραφειοκρατία που μεγαλώνει με κάθε επισκέπτη.

Το πραγματικό πρόβλημα της βραχυχρόνιας μίσθωσης: οι πλατφόρμες δεν μιλάνε

Στη βραχυχρόνια μίσθωση ο κίνδυνος δεν είναι να μην πουλήσεις: είναι να πουλήσεις δύο φορές την ίδια νύχτα. Το ίδιο διαμέρισμα βρίσκεται στο Airbnb, στο Booking, στο Vrbo και ίσως στη δική σου ιστοσελίδα. Κάθε κανάλι έχει το δικό του ημερολόγιο, και κανένα δεν ειδοποιεί το άλλο όταν έρχεται μια κράτηση.

Έτσι συμβαίνει αυτό: ένας επισκέπτης κρατάει στο Vrbo για το τριήμερο, αλλά στο Airbnb εκείνες οι ίδιες νύχτες μένουν ανοιχτές. Μισή ώρα μετά κάποιος κρατάει στο Airbnb. Τώρα έχεις δύο οικογένειες για ένα διαμέρισμα, και τη μία πρέπει να τη μετακινήσεις, να την αποζημιώσεις ή να τη φιλοξενήσεις αλλού με δικά σου έξοδα — με την αρνητική αξιολόγηση σχεδόν εξασφαλισμένη. Στη βραχυχρόνια μίσθωση, όπου το μεγαλύτερο μέρος του τζίρου περνά από τα OTA και η βαθμολογία στην πλατφόρμα είναι το παν, μια διπλή κράτηση ζυγίζει διπλά.

Η χειροκίνητη εναλλακτική είναι εξουθενωτική: κάθε φορά που μπαίνει μια κράτηση, τρέχεις να κλείσεις εκείνες τις νύχτες στις άλλες τρεις πλατφόρμες. Και κάθε φορά που θες να πειράξεις την τιμή για ένα Σαββατοκύριακο ή μια εκδήλωση στην πόλη, το ξανακάνεις αγγελία προς αγγελία, πλατφόρμα προς πλατφόρμα. Με πέντε διαμερίσματα γίνεται δουλειά πλήρους απασχόλησης που δεν φέρνει ούτε ευρώ παραπάνω.

ΑΜΑ και υποχρεώσεις: το κομμάτι που τρομάζει περισσότερο

Στην Ελλάδα κάθε ακίνητο που εκμισθώνεται βραχυχρόνια μέσω πλατφορμών πρέπει να είναι εγγεγραμμένο στο Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής (ΑΜΑ) της ΑΑΔΕ, και ο Αριθμός Μητρώου Ακινήτου πρέπει να εμφανίζεται σε κάθε αγγελία. Αν θες να δεις πώς αποκτάς και διαχειρίζεσαι το ΑΜΑ, ξεκίνα από τον οδηγό για το Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής.

Αλλά το ΑΜΑ είναι μόνο η αρχή. Για κάθε επισκέπτη που κοιμάται στο ακίνητό σου έχεις υποχρεώσεις που επιστρέφουν συνέχεια:

• Δήλωση στοιχείων επισκεπτών: τα στοιχεία κάθε επισκέπτη πρέπει να δηλώνονται στις αρμόδιες αρχές. Είναι υποχρέωση, όχι επιλογή, και ισχύει ακόμη και για μία νύχτα.
• Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης: υπολογίζεται ανά διανυκτέρευση, με βάση την κατηγορία του ακινήτου (διαμερίσματα κάτω/άνω των 80 τ.μ.) και την εποχή (υψηλή Απρίλιο-Οκτώβριο, χαμηλή Νοέμβριο-Μάρτιο), και αποδίδεται μηνιαία στην ΑΑΔΕ.
• myDATA: τα παραστατικά που εκδίδεις για τη φιλοξενία πρέπει να διαβιβάζονται στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ.

Για να τα έχεις όλα τακτοποιημένα χρειάζεσαι ένα καθαρό μητρώο όλων των κρατήσεων και των εισπράξεων: κι αυτό ακριβώς σου κρατάει ένα λογισμικό σε τάξη, χωρίς να ανοίγεις φύλλο Excel.

Τι αυτοματοποιεί το Vezpa για τη βραχυχρόνια μίσθωση

Το Vezpa γεννήθηκε για να βγάλει από τη μέση ακριβώς αυτές τις δύο ταλαιπωρίες: τον συγχρονισμό ανάμεσα στις πλατφόρμες και τη γραφειοκρατία ανά επισκέπτη. Στην πράξη:

Ένα ημερολόγιο, όλες οι πλατφόρμες ευθυγραμμισμένες

Airbnb, Booking, Vrbo, Expedia, Agoda και πάνω από 60 κανάλια καταλήγουν σε ένα μόνο ημερολόγιο. Όταν μπαίνει μια κράτηση σε ένα κανάλι, το Vezpa κλείνει αμέσως εκείνες τις νύχτες σε όλα τα άλλα: η διπλή κράτηση εξαφανίζεται. Και όταν αλλάζεις τιμή ή διαθεσιμότητα, το κάνεις μία φορά και το σύστημα το διαδίδει παντού. Τέλος τα τέσσερα ανοιχτά extranet.

Online check-in πριν την άφιξη

Στις βραχυχρόνιες μισθώσεις σπάνια υπάρχει ρεσεψιόν: ο επισκέπτης λαμβάνει έναν σύνδεσμο, καταχωρεί τα στοιχεία και φωτογραφίζει το έγγραφο από το σπίτι. Εσύ ξέρεις ποιος έρχεται και πότε, του στέλνεις τον κωδικό της κλειδοθήκης ή τις οδηγίες για self check-in, και δεν χρειάζεται να τον περιμένεις κάτω από το κτίριο με τη ζέστη ή τη βροχή.

Δήλωση επισκεπτών και τέλος κλιματικής κρίσης αυτόματα

Τα στοιχεία που συλλέγονται στο check-in χρησιμοποιούνται για τη δήλωση των στοιχείων των επισκεπτών στις αρμόδιες αρχές, χωρίς να ανοίγεις χωριστά πύλες. Το τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης υπολογίζεται μόνο του, ανά διανυκτέρευση, με τη σωστή κατηγορία και εποχή. Τα παραστατικά διαβιβάζονται στο myDATA της ΑΑΔΕ τη στιγμή της έκδοσης.

Περισσότερες άμεσες κρατήσεις, λιγότερες προμήθειες

Το Vezpa σου δίνει μια μηχανή κρατήσεων για την ιστοσελίδα σου ή τα social: ο επισκέπτης κρατάει απευθείας από σένα με πληρωμή μέσω Stripe. Στις κρατήσεις που έρχονται από τις πλατφόρμες δεν υπάρχει κανένα ποσοστό επί των κρατήσεων OTA — το 0% προμηθειών μένει δικό σου. Στη δική σου μηχανή κρατήσεων υπάρχει μόνο 0,2%, ασήμαντο μπροστά στο 15-18% που κρατούν οι πλατφόρμες. Και όλα διαχειρίζονται από τη φυσική εφαρμογή κινητού, εκεί όπου ζει πραγματικά η βραχυχρόνια μίσθωση.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να έχω ήδη ΑΜΑ για να χρησιμοποιήσω το Vezpa;

Όχι, τα δύο είναι ανεξάρτητα: το ΑΜΑ το αποκτάς από την ΑΑΔΕ μέσω Taxisnet και είναι υποχρέωση ανεξάρτητα από το λογισμικό. Το Vezpa σε βοηθά να κρατάς σε τάξη κρατήσεις και υποχρεώσεις και να εμφανίζεις τον αριθμό μητρώου, αλλά δεν αντικαθιστά την εγγραφή στο μητρώο. Για το πώς αποκτάται θα βρεις τα πάντα στον αφιερωμένο οδηγό.

Πόσο κοστίζει;

Οι τιμές είναι δημόσιες: τρία πλάνα στα 39 €, 59 € και 89 € τον μήνα, ανάλογα με τον αριθμό δωματίων και διαμερισμάτων. Όλα περιλαμβάνονται — channel manager, μηχανή κρατήσεων, online check-in, δήλωση επισκεπτών, τέλος κλιματικής κρίσης, εφαρμογή κινητού — χωρίς κρυφά modules επί πληρωμή. Δοκιμάζεις δωρεάν για 14 ημέρες, χωρίς πιστωτική κάρτα, και ακυρώνεις όποτε θες.

Λειτουργεί κι αν έχω λίγα διαμερίσματα;

Ναι. Το Vezpa είναι φτιαγμένο ακριβώς για όποιον έχει από μία έως καμιά δεκαριά μονάδες: διαχειρίζεσαι τα πάντα από έναν πίνακα, ακόμη και με δύο ή τρία διαμερίσματα, και μπορείς να αναθέσεις διαφορετικό διαχειριστή σε κάθε μονάδα αν σε βοηθάει κάποιος με τις καθαριότητες ή τις αφίξεις.

Κι αν χρειαστώ βοήθεια;

Η υποστήριξη απαντά εντός 12 ωρών, και το προτιμώμενο κανάλι είναι το WhatsApp: γράφεις σαν σε άνθρωπο και σου απαντά μια ομάδα που διαχειρίζεται βραχυχρόνιες μισθώσεις κάθε μέρα και ξέρει τι σημαίνει ΑΜΑ και δήλωση επισκεπτών. Καμία υποχρεωτική κλήση, κανένα ticket που γυρνάει στο κενό.