Το καλύτερο PMS για καταλύματα και διαμερίσματα στην Ελλάδα 2026

Paolo Vezzola

Ιδρυτής · Vezpa PMS · Προφίλ →

Όποιος διαχειρίζεται στην Ελλάδα ένα κατάλυμα, ένα διαμέρισμα σε καθεστώς βραχυχρόνιας μίσθωσης, έναν ξενώνα, ένα μικρό ξενοδοχείο ή ένα παραδοσιακό guesthouse αντιμετωπίζει έναν μοναδικό συνδυασμό υποχρεώσεων: υποχρεωτική εγγραφή στο Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής (ΑΜΑ) της ΑΑΔΕ, υποχρεωτική διαβίβαση παραστατικών στο myDATA από το 2021, ΦΠΑ 13% στη διαμονή, τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης που αντικατέστησε τον παλιό φόρο διαμονής τον Ιανουάριο 2024, σήμα ΕΟΤ για τα κύρια τουριστικά καταλύματα και το Booking.com που στην πράξη είναι απαραίτητο σε όλη τη χώρα. Ένα σύστημα PMS (Property Management System) που δεν υποστηρίζει αυτές τις ελληνικές ιδιαιτερότητες σε αναγκάζει να κάνεις τα πάντα χειροκίνητα — και σε αυτή την περίπτωση είναι καλύτερα να μείνεις στο Excel. Σε αυτόν τον οδηγό εξηγώ ποιες λειτουργίες πρέπει να έχει ένα PMS για να λειτουργεί στην Ελλάδα, ποιες είναι οι πραγματικές τιμές και πώς να αποφύγεις τις παγίδες των μεγάλων διεθνών παρόχων.

Τι είναι ένα PMS και τι πρέπει να κάνει για σένα

Ένα Property Management System είναι το λογισμικό που διαχειρίζεται τις καθημερινές λειτουργίες ενός καταλύματος: κρατήσεις, ημερολόγιο, τιμές, επισκέπτες, τιμολόγηση, check-in και check-out. Για ένα μικρό ξενοδοχείο ή ένα κατάλυμα στην Ελλάδα, ένα PMS πρέπει να προσφέρει τουλάχιστον:

• Καθαρό πλάνο κρατήσεων: ένα ημερολόγιο που δείχνει με μια ματιά ποια δωμάτια είναι ελεύθερα και κατειλημμένα
• Channel manager: αυτόματος συγχρονισμός με Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda χωρίς χειροκίνητες ενημερώσεις
• Μηχανή κρατήσεων: δυνατότητα λήψης απευθείας κρατήσεων από τη δική σου ιστοσελίδα χωρίς προμήθεια
• Διαχείριση ΑΜΑ: αυτόματη σύνδεση με το Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής της ΑΑΔΕ, εμφάνιση του ΑΜΑ στο Booking και το Airbnb
• Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης: αυτόματος υπολογισμός ανά κατηγορία καταλύματος και εποχή, με τις σωστές εξαιρέσεις
• Πληρωμές: ενσωμάτωση με Viva Wallet, Alpha e-Commerce, Piraeus ePOS, Stripe, κάρτες και Apple Pay / Google Pay
• myDATA AADE: έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων και αυτόματη διαβίβαση στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ
• ΦΠΑ 13% / 24%: ορθή εφαρμογή των συντελεστών για διαμονή, πρωινό και συμπληρωματικές υπηρεσίες

Υπάρχουν εξαιρετικά PMS σε έναν από αυτούς τους τομείς αλλά αδύναμα σε άλλους. Το πιο συχνό παράδειγμα: οι διεθνείς πάροχοι (Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway) είναι ισχυροί στο channel manager, αλλά αγνοούν εντελώς το ΑΜΑ, το myDATA AADE και το τέλος κλιματικής κρίσης, αναγκάζοντάς σε να εργάζεσαι χειροκίνητα σε όλες αυτές τις περιπτώσεις.

Ιδιαιτερότητες της ελληνικής αγοράς

Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής (ΑΜΑ)

Η Ελλάδα επιβάλλει σε όλα τα ακίνητα που εκμισθώνονται βραχυχρόνια μέσω πλατφορμών όπως το Airbnb, το Booking.com, το Vrbo και παρόμοια, την υποχρέωση εγγραφής στο Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής της ΑΑΔΕ και λήψης ενός μοναδικού Αριθμού Μητρώου Ακινήτου (ΑΜΑ). Ο αριθμός αυτός πρέπει να εμφανίζεται υποχρεωτικά σε κάθε αγγελία όπου προβάλλεται το ακίνητο. Η υποχρέωση υπάρχει από το 2018 (Ν. 4446/2016) και εφαρμόζεται από την ΑΑΔΕ μέσω του Taxisnet.

Από το 2024, οι κανόνες έχουν γίνει αυστηρότεροι: οι ιδιώτες που εκμισθώνουν πάνω από 2 ακίνητα θεωρούνται επιχείρηση και πρέπει να εγγραφούν στο ΓΕΜΗ και να ανοίξουν ΑΦΜ επιχείρησης. Ακόμη, έχουν προστεθεί τεχνικές προδιαγραφές (πυρασφάλεια, ηλεκτρολογικά, ασφαλιστήρια) και κάθε ακίνητο πρέπει να δηλώνει στο μητρώο τη διάρκεια κάθε μίσθωσης, τα στοιχεία πληρωμής και τον αριθμό ενοίκων. Η ΑΑΔΕ διασταυρώνει αυτόματα τα στοιχεία με τις φορολογικές δηλώσεις.

Πολλοί μικροί ιδιοκτήτες κάνουν τις δηλώσεις χειροκίνητα μέσω Taxisnet — κάτι που είναι νόμιμο αλλά χρονοβόρο, ειδικά όταν έχεις πολλές κρατήσεις το καλοκαίρι. Ένα PMS με ενσωμάτωση ΑΜΑ αυτοματοποιεί πλήρως τη διαδικασία υποβολής δηλώσεων βραχυχρόνιας διαμονής.

Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης

Από την 1η Ιανουαρίου 2024, ο παλιός φόρος διαμονής (τέλος διαμονής) αντικαταστάθηκε από το τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης (Ν. 5073/2023), που επιβάλλεται σε όλα τα καταλύματα στην Ελλάδα. Η βασική διαφορά από τον παλιό φόρο: τα ποσά είναι σημαντικά υψηλότερα, υπάρχει διπλή ζώνη (υψηλή περίοδος Απρίλιος-Οκτώβριος και χαμηλή περίοδος Νοέμβριος-Μάρτιος) και τα έσοδα προορίζονται ειδικά για την αντιμετώπιση των επιπτώσεων της κλιματικής αλλαγής.

Παραδείγματα: ένα ξενοδοχείο 5 αστέρων πληρώνει 10€ τον χειμώνα και 15€ το καλοκαίρι ανά δωμάτιο ανά διανυκτέρευση, ένα ξενοδοχείο 3 αστέρων 3€ / 5€, ένα διαμέρισμα Airbnb κάτω από 80 τ.μ. πληρώνει 1,50€ / 2€, ενώ μια μεζονέτα άνω των 80 τ.μ. φτάνει τα 10€ / 20€. Το τέλος εισπράττεται από το κατάλυμα κατά το check-out και αποδίδεται στην ΑΑΔΕ σε μηνιαία βάση μέσω ειδικής δήλωσης στο Taxisnet.

myDATA AADE (ψηφιακή τιμολόγηση)

Από την 1η Οκτωβρίου 2021, όλες οι επιχειρήσεις στην Ελλάδα υποχρεούνται να διαβιβάζουν τα παραστατικά τους (τιμολόγια, αποδείξεις, πιστωτικά) στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ. Η διαβίβαση γίνεται είτε σε πραγματικό χρόνο μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, είτε με μαζική ανάρτηση μέσω εμπορικού λογισμικού. Για ένα κατάλυμα, αυτό σημαίνει ότι κάθε απόδειξη ή τιμολόγιο που εκδίδεται για φιλοξενία πρέπει να φτάνει στην AADE.

Τα διεθνή PMS εκδίδουν "invoices" ως γενικό PDF που δεν τηρούν τη δομή myDATA. Όποιος χρησιμοποιεί διεθνές PMS αναγκάζεται να κρατάει ξεχωριστά την τιμολόγηση σε ελληνικό εμπορικό πρόγραμμα (Epsilon, Softone, Entersoft, EBS) το οποίο διπλασιάζει τη δουλειά.

ΦΠΑ 13% / 24%

Η διαμονή στην Ελλάδα έχει διαφορετικούς συντελεστές ΦΠΑ:

• 13% για τη διαμονή σε ξενοδοχεία, καταλύματα, ενοικιαζόμενα δωμάτια και διαμερίσματα (και για το πρωινό εφόσον περιλαμβάνεται στην τιμή του δωματίου)
• 13% για εστιατόριο και catering (μειωμένος συντελεστής που ισχύει και για πρωινά ξεχωριστά)
• 24% για συμπληρωματικές υπηρεσίες (πάρκινγκ, στεγνό καθάρισμα, ενοικίαση ποδηλάτων, SPA χωριστά, μεταφορά)

Το PMS πρέπει να εφαρμόζει τον σωστό συντελεστή σε κάθε γραμμή του τιμολογίου, αλλιώς η δήλωση ΦΠΑ θα είναι εσφαλμένη. Τα περισσότερα διεθνή PMS γνωρίζουν μόνο έναν συντελεστή ανά χώρα και επιβάλλουν τον λανθασμένο συντελεστή στις συμπληρωματικές υπηρεσίες.

Πραγματικές τιμές των PMS στην Ελλάδα

Οι τιμές που αναγράφονται στα sites των παρόχων PMS σπάνια είναι οι τελικές. Παρακάτω μια ρεαλιστική εικόνα για ένα κατάλυμα 5 δωματίων ή έναν διαχειριστή 5 διαμερισμάτων στην Ελλάδα:

Οι μεγάλοι διεθνείς πάροχοι εμφανίζουν "starting prices" που ισχύουν μόνο για λίγα δωμάτια και βασικά modules. Μόλις ενεργοποιήσεις πλήρες channel manager, μηχανή κρατήσεων, POS και reports, το τιμολόγιο διπλασιάζεται ή τριπλασιάζεται. Προσοχή και στις προμήθειες για απευθείας κρατήσεις: ορισμένα PMS χρεώνουν 2-3% σε κάθε κράτηση που περνά από το σύστημά τους, κάτι που σε μια γεμάτη σεζόν μπορεί να σημαίνει εκατοντάδες ευρώ τον μήνα.

Τι λείπει συχνά από τα διεθνή PMS

1. Ενσωμάτωση με ΑΜΑ Βραχυχρόνιας Διαμονής

Τα Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Hostaway και τα περισσότερα διεθνή PMS σου επιτρέπουν να καταχωρείς στοιχεία επισκεπτών, αλλά δεν γνωρίζουν τις ελληνικές ιδιαιτερότητες: δεν έχουν πεδίο για ΑΜΑ, δεν συνδέονται με το μητρώο βραχυχρόνιας διαμονής της ΑΑΔΕ, δεν μεταδίδουν αυτόματα τις δηλώσεις μίσθωσης. Ως αποτέλεσμα, εξακολουθείς να πρέπει να μπαίνεις χειροκίνητα στο Taxisnet για κάθε κράτηση.

2. Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης ανά κατηγορία

Το τέλος κλιματικής κρίσης έχει 7 διαφορετικές κατηγορίες (ξενοδοχεία 1-5 αστέρων, ενοικιαζόμενα δωμάτια, διαμερίσματα κάτω/άνω 80 τ.μ., μεζονέτες) και δύο εποχές (Απρίλιος-Οκτώβριος υψηλή, Νοέμβριος-Μάρτιος χαμηλή). Τα περισσότερα διεθνή PMS έχουν ένα πεδίο "tourist tax" όπου καταχωρείς ένα σταθερό ποσό, αλλά δεν υποστηρίζουν τις κατηγορίες, τις εποχές ή τις διαφορετικές ιδιότητες. Αποτέλεσμα: πληρώνεις πάρα πολύ ή πολύ λίγο, και κάθε μήνα πρέπει να κάνεις χειροκίνητη διόρθωση στο Excel πριν τη δήλωση στην ΑΑΔΕ.

3. Ενσωμάτωση myDATA AADE

Το myDATA είναι υποχρεωτικό στην Ελλάδα από το 2021, και τα διεθνή PMS εκδίδουν "invoices" σε μορφή PDF που δεν είναι έγκυρα φορολογικά τιμολόγια για την Ελλάδα. Στην πράξη, όποιος χρησιμοποιεί διεθνές PMS πρέπει να εκδίδει τα τιμολόγια ξεχωριστά σε ελληνικό εμπορικό πρόγραμμα (Epsilon Net, Softone, Entersoft) που διαβιβάζει αυτόματα στο myDATA. Αυτό διπλασιάζει τη δουλειά και δημιουργεί κίνδυνο αποκλίσεων μεταξύ PMS και λογιστικού συστήματος.

4. Viva Wallet, Alpha e-Commerce και ελληνικές μέθοδοι πληρωμής

Στην Ελλάδα, η Viva Wallet, η Alpha e-Commerce και η Piraeus ePOS είναι οι κυρίαρχοι πάροχοι επεξεργασίας πληρωμών online, υποστηρίζοντας κάρτες, Apple Pay, Google Pay και IRIS online payments. Τα διεθνή PMS που υποστηρίζουν μόνο Stripe ή PayPal χάνουν ένα σημαντικό μέρος των απευθείας κρατήσεων. Ένα PMS για την ελληνική αγορά πρέπει να υποστηρίζει Viva Wallet ή Alpha e-Commerce native.

Κριτήρια σύγκρισης για έναν μικρό ιδιοκτήτη

Αν διαχειρίζεσαι κατάλυμα, διαμερίσματα ή μικρό ξενοδοχείο με 1-15 μονάδες στην Ελλάδα, αυτά είναι τα έξι κριτήρια που πραγματικά μετράνε στην επιλογή ενός PMS:

1. Η τελική τιμή του τιμολογίου, όχι η αρχική τιμή. Ζήτα πάντα μια προσφορά με όλα τα απαραίτητα modules (channel manager, μηχανή κρατήσεων, myDATA, ΑΜΑ) για τον ακριβή αριθμό μονάδων σου.
2. Native ενσωμάτωση με Booking.com και Airbnb χωρίς επιπλέον κόστη και προμήθειες.
3. Διαχείριση ΑΜΑ με αυτόματη δήλωση — όχι μόνο ένα πεδίο με αριθμό.
4. Τέλος κλιματικής κρίσης ανά κατηγορία, με τις σωστές εξαιρέσεις και υποστήριξη για πολλαπλές ιδιότητες διαφορετικών κατηγοριών.
5. Ενσωμάτωση myDATA AADE native ή απευθείας με Epsilon Net / Softone / Entersoft.
6. Υποστήριξη πελατών στα ελληνικά: όταν προκύψει πρόβλημα, θέλεις να μιλήσεις με κάποιον που καταλαβαίνει τη γλώσσα σου και την ελληνική νομοθεσία.

Γιατί το Vezpa είναι σχεδιασμένο για την Ελλάδα

Το Vezpa είναι ένα PMS σχεδιασμένο ειδικά για την ευρωπαϊκή αγορά με πλήρη υποστήριξη για την Ελλάδα. Συγκεκριμένα αυτό σημαίνει:

• Αυτόματη διαχείριση ΑΜΑ με σύνδεση στο Μητρώο Ακινήτων Βραχυχρόνιας Διαμονής της ΑΑΔΕ, αυτόματη εμφάνιση του ΑΜΑ σε Booking και Airbnb, δήλωση βραχυχρόνιας διαμονής με ένα κλικ
• Τέλος ανθεκτικότητας κλιματικής κρίσης προ-ρυθμισμένο για όλες τις 7 κατηγορίες (ξενοδοχεία 1-5 αστέρων, ενοικιαζόμενα δωμάτια, διαμερίσματα ανά μέγεθος, μεζονέτες) και τις δύο εποχές
• Ενσωμάτωση myDATA AADE native με αυτόματη διαβίβαση τιμολογίων και αποδείξεων στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ σε πραγματικό χρόνο
• Channel Manager με Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo, Agoda ενσωματωμένους, χωρίς επιπλέον κόστος
• Viva Wallet, Alpha e-Commerce, Piraeus ePOS, Stripe ενσωματωμένοι native για πληρωμές online με κάρτα, Apple Pay και Google Pay
• ΦΠΑ 13% / 24% εφαρμόζεται αυτόματα σε κάθε γραμμή τιμολογίου
• Υποστήριξη στα ελληνικά μέσω email, chat και τηλεφώνου

Συχνές ερωτήσεις

Το Vezpa λειτουργεί και για βραχυχρόνια μίσθωση Airbnb;

Ναι. Το Vezpa υποστηρίζει βραχυχρόνια μίσθωση, ενοικιαζόμενα δωμάτια, ξενώνες, ξενοδοχεία μικρής κλίμακας έως 50 δωμάτια και διαμερίσματα σε καθεστώς βραχυχρόνιας εκμίσθωσης. Το σύστημα αναγνωρίζει τις ιδιαιτερότητες της βραχυχρόνιας μίσθωσης (ΑΜΑ υποχρεωτικό, τέλος κλιματικής κρίσης σε κατηγορία διαμερισμάτων) και προσαρμόζει το interface στον τύπο δραστηριότητας.

Μπορώ να εισάγω τις κρατήσεις μου από άλλο PMS;

Ναι. Το Vezpa προσφέρει δωρεάν υπηρεσία εισαγωγής κρατήσεων, επισκεπτών και τιμολογίων από τα πιο κοινά PMS (Cloudbeds, Hostaway, Smoobu, Mews, Primal). Η μετάβαση διαρκεί συνήθως 1-3 εργάσιμες ημέρες και δεν επηρεάζει τις υπάρχουσες κρατήσεις.

Υπάρχει ελάχιστος αριθμός δωματίων για να χρησιμοποιήσω το Vezpa;

Όχι. Το Vezpa λειτουργεί από 1 μονάδα (ένα μεμονωμένο διαμέρισμα) έως 50 δωμάτια. Η τιμή ξεκινά από 39 € τον μήνα (πλάνο Smart: έως 8 δωμάτια + 3 διαμερίσματα) και κλιμακώνεται με τον αριθμό μονάδων.

Το Vezpa διαβιβάζει αυτόματα τα τιμολόγια στο myDATA AADE;

Ναι. Μετά την αρχική ρύθμιση των φορολογικών στοιχείων, το Vezpa δημιουργεί το τιμολόγιο σε μορφή συμβατή με myDATA και το διαβιβάζει αυτόματα στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ τη στιγμή της έκδοσης. Λαμβάνεις αμέσως τον μοναδικό αριθμό MARK και αποθηκεύεται στο ιστορικό της κράτησης.

Συμπέρασμα

Η επιλογή ενός PMS στην Ελλάδα κρίνεται σε τρία σημεία: διαχείριση ΑΜΑ βραχυχρόνιας μίσθωσης υλοποιημένη σωστά, αυτόματος υπολογισμός τέλους κλιματικής κρίσης ανά κατηγορία και ενσωμάτωση myDATA AADE. Αν λείπει ένα από αυτά τα τρία, θα κάνεις καθημερινά χειρωνακτική δουλειά που ακριβώς το PMS θα έπρεπε να σου λύσει.

Αν επιλέγεις PMS για πρώτη φορά, ξεκίνα με δωρεάν δοκιμή, σύνδεσε Booking.com, εισήγαγε μερικές πραγματικές κρατήσεις και δες αν η διαδικασία κυλάει χωρίς εμπόδια. Η διαφορά ανάμεσα σε ένα καλό και ένα αδύναμο PMS γίνεται εμφανής μόλις στη δεύτερη και τρίτη αίτηση κράτησης, όταν αρχίζει η ρουτίνα και δεν έχεις πια υπομονή για χειροκίνητη εργασία.

Σημείωση: οι πληροφορίες για τα ανταγωνιστικά προϊόντα βασίζονται σε δημόσια διαθέσιμες πηγές κατά τη στιγμή της δημοσίευσης. Για αγοραστικές αποφάσεις, ελέγξτε πάντα στην επίσημη ιστοσελίδα του κατασκευαστή.