Upravljanje s više apartmana: vodite više jedinica kao jednu

Paolo Vezzola

Osnivač · Vezpa PMS · Profil →

Kad apartmana postane tri, pet, deset, problem više nije prodati: problem je držati sve pod kontrolom s jednog mjesta. Tko danas dolazi, u koju jedinicu, tko je obavio čišćenje, koje su noći slobodne na Bookingu. Softver za više apartmana služi tome da vidite sve jedinice zajedno, bez gubljenja niti.

Slučaj korištenja: više jedinica, jedna točka kontrole

Tko upravlja s više apartmana — vlastitih ili u upravljanju za druge — dobro poznaje svakodnevni kaos. Svaka jedinica ima svoje oglase na Bookingu i Airbnbu, svoje dolaske, svoja čišćenja, možda i drugu osobu koja je vodi. Držanje pregleda na Excel tablicama, WhatsApp grupama i četiri otvorena Extraneta radi dok su apartmana dva. Na petom postaje neodrživo.

Pitanja koja si postavljate svako jutro uvijek su ista: tko danas dolazi i u koju jedinicu? Koji je apartman već očišćen i spreman? Ima li još slobodnih noći ovaj vikend? Jesam li već prijavio jučerašnje goste u eVisitor? Bez jedinstvenog panela, svaki odgovor traži otvaranje drugog portala ili poziv nekome. Vrijeme koje na to gubite raste sa svakim dodanim apartmanom, a s njim i rizik da pogriješite dolazak ili pošaljete dva gosta u istu jedinicu.

Kako je Vezpa napravljena za više apartmana

Vezpa je arhitektonski osmišljena upravo za ovaj slučaj. Logika je jednostavna: jedna struktura koja sadrži više apartmana, svi vidljivi i upravljivi iz jednog računa.

Jedinstveni kalendar, sve jedinice na vidiku

Otvorite panel i vidite sve apartmane jedan do drugog, s dolascima, odlascima i slobodnim noćima svakoga. Rezervacije sa svih kanala — Booking, Airbnb, Vrbo, vaša stranica — slijevaju se ovdje, a kad uđe rezervacija na jednu jedinicu, njezine se noći zatvaraju na svim portalima tog apartmana. Nema više skakanja s jednog Extraneta na drugi.

Jedna rezervacija može pokriti više apartmana

To je prednost koja čini razliku za grupe i veće obitelji: s Vezpom možete stvoriti jednu rezervaciju koja uključuje više apartmana zajedno. Radi i u panelu (kad vas nazovu ili pišu da rezerviraju dvije-tri jedinice za isto razdoblje) i na vašem javnom booking engineu, gdje gost odabere više apartmana i plati u jednoj transakciji. Kalendari svih uključenih jedinica blokiraju se automatski jer su unutar iste rezervacije.

Vlastiti upravitelj za svaki apartman

Ako svaki apartman vodi druga osoba — tko čisti, tko dočekuje goste, tko pokriva jedno područje — možete dodijeliti pojedinačnog upravitelja svakoj jedinici. Svatko vidi i vodi samo svoje apartmane sa svog mobitela, dok vi zadržavate pogled na cjelinu. Tako Vezpa vodi „upravitelje apartmana“: vlasnik koordinira, suradnici rade na dodijeljenim jedinicama.

Obveze za svaku jedinicu

Svaki apartman ima svoje obveze: eVisitor u roku od 24 sata od dolaska i boravišna pristojba po noćenju i po osobi. Vezpa ih vodi za svaku jedinicu automatski, polazeći od podataka iz online prijave gosta. Svaki apartman može imati i vlastitu konfiguraciju, tako da prijave kreću ispravno za svaku jedinicu.

Ograničenja, iskreno rečena

Da biste točno znali što ćete koristiti, evo što Vezpa ne radi kod više apartmana:

• Ne postoji virtualna „kombinirana“ jedinica za objavu na portalima. Vezpa ne stvara lažni apartman A+B za objavu na Booking.com-u ili Airbnbu kao da je jedna veća jedinica. Svaki apartman ostaje neovisan OTA oglas. Jedna rezervacija koja pokriva više apartmana radi iz vašeg panela i s vašeg booking enginea, ali ne kao kombinirani oglas na portalima.
• Grupe koje rezerviraju preko OTA-a rade više rezervacija. Ako društvo želi dva apartmana preko Bookinga ili Airbnba, morat će napraviti dvije odvojene rezervacije na portalima (jednu po jedinici). Jedinstvena rezervacija za više apartmana dostupna je na vašim izravnim kanalima, ne unutar OTA-a.

Ako su grupe koje žele više jedinica zajedno preko portala glavni dio vašeg posla, vrijedi zajedno procijeniti odgovara li vam standardni setup. Za svakodnevno vođenje više neovisnih apartmana — što je najčešći slučaj — Vezpa je nastala upravo za to.

Često postavljana pitanja

Koliko apartmana mogu voditi?

Vezpa planovi pokrivaju do otprilike 8 apartmana u osnovnom planu i rastu u višim planovima; za veće potrebe dogovara se pri aktivaciji. Svi apartmani su pod jednom strukturom, s jednim panelom i jednom pretplatom.

Mogu li prodati dva apartmana kao jedan veći?

Možete stvoriti jednu rezervaciju koja pokriva više apartmana, i iz panela i s vašeg javnog booking enginea: gost odabere jedinice i plati jednom. Ono što Vezpa ne radi jest objava virtualne kombinirane jedinice na OTA portalima: na Bookingu i Airbnbu svaki apartman ostaje zaseban oglas. To je ograničenje koje radije kažemo odmah, umjesto da obećamo nešto što sustav danas ne radi.

Mogu li svaki apartman dati na vođenje drugoj osobi?

Da. Dodijelite pojedinačnog upravitelja svakoj jedinici: svatko radi samo na svojim apartmanima sa svog uređaja, dok vi kao vlasnik vidite i koordinirate sve s vrha.

Koliko košta i ima li podrške?

Cijene su javne: tri plana po €39, €59 i €89 mjesečno, ovisno o broju soba i apartmana, sve uključeno i bez skrivenih plaćenih modula. Probate besplatno 14 dana, bez kreditne kartice. Podrška odgovara u roku od 12 sati putem WhatsAppa, s timom koji ove slučajeve rješava svaki dan.